一段：发通知
$ a% g: a$ f! l" _用电子邮件或在黑板上发个通知，然后准备相关会议用品，并参加会议
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4 o' v" j. b3 H3 s% g8 S二段：抓落实
2 F4 w5 Q6 g& y9 o发通知之后，再打一通电话与参会的人确认，确保每个人被及时通知到
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三段：重检查
. F2 d, V7 a8 q8 A# q发通知，落实到人后，第二天在会前30分钟提醒与会者参会，确定没有变动，对临时有急事不能参加会议的人，立即汇报给总经理，保证总经理在会前知悉缺席的人是否必须参加会议留下时间1 P ]- k0 b( |# H6 U$ i7 I2 P0 `
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四段：勤准备
7 ]0 x3 r7 R) Q发通知，落实到人，会前通知后，去测试可能用到的投影、电脑等工具是否工作正常，并在会议室门上贴上小条：此会议室明天几点到几点有会议0 W! }. c7 Q" V
% c# H, x0 E2 e7 k: J6 q0 w五段：细准备! x: M& e/ q4 D
发通知，落实到人，会前通知，也测试了设备，还先了解这个会议的性质是什么？总裁的议题是什么？然后给与会者发去过去与这个议题相关的资料，供他们参考（领导通常都是很健忘的，否则就不会经常对过去一些决定了的事，或者记不清的事争吵）, u1 V4 ~6 O0 a6 o4 _+ _4 F
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六段：做记录
9 O) f* N7 h L( e; \$ X7 u发通知，落实到人，会前通知，测试了设备，也提供了相关会议资料，还在会议过程中详细做好会议记录（在得到允许的情况下，做一个录音备份）; p5 h+ ]0 \- D1 q, \
0 `# F' R& Z* ^七段：发记录
9 L5 r* |, u7 r9 R4 x会后整理好会议记录（录音）给总经理，然后请示总经理是否发给参加会议的人员，或者其他人员
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, g+ R' y; e' A八段：定责任, `+ y* I% V6 k' g+ ^( Z
将会议上确定的各项任务，一对一地落实到相关责任人，然后经当事人确认后，形成书面备忘录，交给总经理与当事人一人一份，并定期跟踪各项任务的完成情况，并及时汇报总经理
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; P& H1 K6 g4 T7 w, W九段：做流程
8 C$ L/ S: G* U1 }& \# I! f把上述过程做成标准化的“会议”流程，让任何一个秘书都可以根据这个流程，把会议服务的结果做到九段，形成不依赖于任何人的会议服务体系& q- v' k# z m* \0 C' f8 T. R
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