) L: w1 V( Z2 K& P7 v' S& T F5 u
国务院办公厅秘书一局综合处处长 刘斌
/ J- G F- U6 ~% F5 a) R7 ?& b 公文审核是公文处理的核心环节,是文秘工作的一项基本职责,也是确保公文质量的重要途径。公文审核把关除把好政策法律关外,主要是把好行文关系关、语言文字关和格式体例关。# C) V1 E2 i1 i, ~
一、行文关系及行文规则问题( I% v2 ?" o7 { S2 W- h
(一)行文关系和行文方向。
. p& }/ n @, G( Q. N- ^9 T 行文关系即公文往来的关系,是指在行文时要正确反映和处理发文单位与受文单位之间的关系。行文关系主要有三种:
/ }2 B2 ^+ W( A! }5 \2 n+ r 1、上下级之间领导与被领导的关系;
2 Q- X% K5 W1 e0 T% [; k) ?4 R 2、上下级之间业务指导与被指导关系;/ o5 T h. `9 D4 [1 v+ f/ z
3、平行或不相隶属的关系。
8 U L+ e& k. N6 \5 G 行文关系决定了公文向不同机关、不同的方向运行。公文行文一般有三种方向:
i1 }, t! H- Q, f! ?' p0 {! ? 1、上行方向,即下级机关向上级机关行文,称为上行文。; d- W8 s) j2 Z( h* v* F9 d- h; f! k
2、下行方向,即上级机关向下级机关行文,称为下行文。( T8 x$ ^+ b7 O
3、平行方向,即平级或不相隶属机关之间行文,称为平行文。- C2 t, J0 S l3 r; ~" d
(二)行文规则。
9 K9 M+ P! f4 E$ S 1、要按照职权范围行文。上行文要单头主送,不要多头主送。
4 j+ t* A3 v0 C% Y! h 2、要逐级行文,不要越级行文。7 b8 c$ R! s: x: w" y
3、部门之间应当经过协商并取得一致意见,方可行文。) g: V" ^% N# T$ v6 m5 M* @
4、要向机关行文,一般不要向领导者个人行文。
4 c; Z. o3 x% x2 w8 [/ B7 u 5、要分清党与政的关系。
! b9 d6 |0 ?4 T. C, c q: H 6、人民政府、法院、检察院(“一府两院”)可以就有关工作向同级人大常委会行文报告或提请审议。
8 c! s6 b3 S t9 M0 b, t 7、严格控制和规范部门正式行文。
9 h0 o4 @8 Z* ^4 Q6 g V 8、部门内设机构除办公厅(室)外,不得对外正式行文。% M* Y6 P: V. [) }1 H* L- c: c6 e
9、平行机关可以联合行文。
" [1 ?5 [' q7 K) F (三)根据行文关系选用文种的问题。& d. T5 s" J# U m
文种,即公文种类。在《办法》中公文的种类共有1 3种,即命令(令)、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。根据不同的行文对象或行文关系选用不同的文种。# ], k7 _9 @5 @
下行文(上级机关对下级机关的行文),一般选择命令、决定、通知、通报、批复、意见文种;上行文(下级机关对上级机关的行文),一般选择请示、报告、意见文种;平行文(平行或不相隶属机关之间的行文),一般选择函、通知、通报、意见文种。9 c0 s/ X' B& w3 J& H
二、公文格式问题
4 P) v& F5 o; r4 |. P* G 公文格式,一般指公文结构的组成要素在公文载体上的表现形式。除公文纸张和印制要求外,主要包括公文组成要素的排列顺序与标识规则。公文的组成要素包括三部分18个项目。1 O5 w# L- q, g7 O. Q
(一)眉首部分(即文头部分):公文版头(发文机关标识)、份数序号、秘密等级(保密期限)、紧急程度、发文字号、签发人;
9 E' s& L5 M/ N& M5 O6 v+ X/ X (二)主体部分(即文腰部分):公文标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件; c+ N& A3 \( k; D
(三)版记部分(即文尾部分):主题词、抄送机关、印制版记(印发机关和印发日期)。在公文审核把关过程中发现的有关格式方面的问题主要有:
' W5 Y: f6 ]8 x (一)主抄送机关标注及排序不当。
+ |, X) ~& T1 U2 E, ^- x. E! h 1、主抄送机关遗漏或范围过宽。3 k# R2 v5 e* U1 ]1 Z* ^/ T
2、主送和抄送单位重复出现。
' \2 k0 Q) D* R6 p) e5 Q 3、排序不当。一般按照党、政、军、群的顺序排列。) S; F4 @( {, |6 q. R8 w
(二)部分格式要素标识不全、标注不准、标识位置不当。
# ^- p$ i# I7 ] 1、文件紧急程度标注不当。/ Q6 t0 O- C1 W6 N. g. ~: ?% m
2、应注明密级的未注明密级。3 s( F4 x3 Z7 r
3、缺少发文机关和成文时间。
: Q- c* r# G; N 4、缺少印发机关和印发日期。! F) R# U) L8 |0 G
(三)主题词问题。
" i: R5 |8 A" S. b$ R( { 标注主题词应注意以下几点:
4 g) j, ]; V% c& @& y- A2 Z, ^* Z 1、上行文按照上级机关的要求标注主题词。《办法》第十条有此规定。
7 ]9 E7 m, l3 e; I! {5 e1 O 2、一份文件的标引,除类别词外最多不超过5个主题词。一般标在文件的抄送栏之上,顶格写。
6 h, f; M) D* L0 x& o; J 3、标引顺序是先标类别词,再标类属词。在标类属词时,先标反映文件内容的词,最后标反映文件形式的词。
$ p8 m9 z4 h! ]7 l" x 三、公文语言文字问题2 ~2 i9 v: M6 r; ~
(一)错别字问题。
: `& s0 p3 S. M3 E: p9 C$ [ 主要有以下几种情况:
: ]6 E" c( ~# u 一是字形相似或音不同而形近而误用。(多为笔误)
0 w5 P8 J. I* h8 C; f 二是音相同或相近而误用。“倍受关注”、“明查暗访”、“突显”、“亟需”。0 W% G# T* K8 n" w/ s6 r
三是音同形近而误用。“痪散”、“困绕”) e& E2 k p6 [2 m+ o. o
(二)易混词问题& W, v: k$ e1 r
1、截止—截至。
5 F( H8 w# _' \5 t r 2、制订—制定。
. V- U, M5 D% G5 ]3 _1 r& { 3、度过—渡过。8 S- H/ I2 X. W7 g' b; n p5 C
4、几率—机率。. l$ }. n. _% U h5 I
5、上交(j iāo) —上缴(j iǎo)% T) d$ c& Q1 T. H V9 D; W7 P
6、通信一通讯。8 d6 c0 Z2 @/ r7 ]
(三)病句问题。6 ?" K# j' V5 y, [; X& ], S
1、主语残缺。
2 a/ R. E* M1 l, x% U “经国务院批准并报请国家主席胡锦涛签署,授予刘东生、王永志院士2003年度国家最高科学技术奖”。
$ ?! }8 h: P, Y% u+ F 2、谓语残缺。
' H& ~5 S9 I% T “严禁在保健食品广告中宣传疗效和在药品、化妆品、美容服务广告中夸大功能,以及在医疗服务广告中保证治愈”。
/ i. q7 i) ^7 I2 M0 T' A- t6 s$ G 3、宾语残缺。2 l. L( p v' r' n5 v% Q* n* i
“重点抑制某些行业投资规模过大,加大结构调整力度”。
4 ~, q* p+ f# N& x$ f7 v 4、缺少定语。6 b: f3 L% Z- s; M2 X/ s
“贫困地区生产生活条件有了较大的改观”。
& s6 q! q/ ?! `! S 5、主谓搭配不当。
$ _" e J5 k* c, C, G1 Z “诊疗条件和服务质量有所改善”。+ N0 j' ?/ W1 T3 `( R
6、动宾搭配不当。8 s( N0 z, |1 F3 f" j; e
“在2005年年底前,对沿淮四省现有石灰法制浆工艺、年制浆能力3.4万吨以下化学制浆生产线,……由县级以上地方人民政府责令关闭”。1 @4 ?4 ? @/ w% z# M* ?
7、主宾搭配不当。2 ~ Z/ L! \! H2 n9 ^
“使南水北调工程成为“清水走廊”、“绿色走廊”。该句是较为典型的兼语句。即:“(我们) 使 南水北调 工程 成为 ‘清水走廊’、‘绿色走廊’”。
, N3 u. v2 S7 G: t! t3 R3 X4 B% S 8、修饰语和中心词不搭配。
+ d( G% Z& v. X/ ]( c5 i5 C “国家对沿淮少数地方因水污染造成疾病高发、严重影响群众健康的问题给予特殊支持”。
* ~+ H9 L& R9 c. k. D 9、定语和主语不搭配。
+ a% z& j' W, r5 B8 ` “银行业案件形势仍然较为严峻”。
* K8 H6 @" Z* h. X. b! X/ F0 v 10、缺少介词。" C2 J" A! L/ D6 i+ ]" v8 d
“按照指令对我重要目标构成严重危害的被劫持航空器实施攻击”。- K/ E' h, l5 K( {" o( u. z4 Y
; f! R" n0 B- v- Q |