办公室工作入门与提高

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构思设计。是指公文写作者对于拥有的材料提炼与选择，以及对文章结构的安排。

+ r/ Q' X  R% |- f' u6 Q) B8 @( {（1）构思主题（不一定是标题），要求正确、鲜明、集中、深刻。, |$ g9 b2 s. J7 d( Q

（2）选材和用材。一是所选材料必须强有力地支持主题；二是所选材料必须客观、真实；三是所选材料必须全面；四是所选材料必须典型；五是所选材料必须新。四、五点难度较高，体现写作者的特点和水平，应重点把握，引起高度重视。: F:

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知识结构3 v8 r3 b# |1 G
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（1）基础知识。基础知识是办公室人员知识结构中最基本的，内容也最广泛。具体可以分为科学文化基础知识、基本政治理论知识、政策法规基础知识三部分。/ `9 J! p0 c. k/ N
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（2）专业知识。专业知识是办公室人员知识结构的核心内容，也是有别于其他人才知识结构的主要方面。其中又具体分为秘书专业知识和办公专门知识两部分。1 D, o" f5 }7 t8 J
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秘书专业知识涵盖秘书学、文书学、逻辑学、应用写作、档案管理、行政管理、信息、信访、调研等领域，根据秘书岗位性质不同而各有侧重。办公专门知识是指除秘书工作以外的针对行业和部门不同需要掌握的知识和技能。
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  x- }6 m4 ]* w- A（3）相关知识。学习一些与秘书工作密切相关的知识，对于提高办公室工作人员的工作效率和水平，具有重要的作用。相关知识根据不同岗位，结合自身知识结构，工作经历和成长历程，有针对性地去学习。对政府系统的办公室人员来说，经济学是应了学习和了解的相关知识。% E2 H8 ~. d/ ~0 J1 u. N7 X

只有具备了丰富的知识，才能使办公室人员头脑充实，视野开阔，工作有效。但须注意的是，对办公室工作人员来讲，由于工作任务重，脱离工作实际讲学习，一方面学用脱离，时间和精力都不允许，也没有兴趣，另一方面离开工作实际去学习，失去了方向，学海无涯，穷一生精力也学不完。我个人的体会是，首先要明白学习的目的是为了更好地工作，在工作中学习，为完成工作任务去学，目标明确，有紧迫感，学以致用，有成就感。为此。对办公室人员而言，我认为学习就是要见子打子，工作中需要什么知识就学什么知识，不要怕所学到的知识不系统，只要能完成工作任务，提高工作效率就行。日积月累，知识丰富了，稍加整理就系统了，知识结构也就优化了。, h+ W+ U& |/ r" x
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* d# x! O0 G- x" j4 f4 j: s% h2、能力要求' H3 g/ h7 m( ]7 _2 q! ]1 j
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对于办公室人员而言，能力是指完成其承担工作的本领，同时也是办公室人员知识结构和良好素质在工作的综合体现。我们有的同志，在年终工作总结时说学了多少多少知识，但就是完成不好领导交办的工作，履行不好岗位职责。这样的同志称不上是学富五本，才高八斗吧。就算他真学了也是书痴而己。另外，虽然刚才讲到秘书人员应具备的知识结构时，大家可能会觉得这么多的知识要去学有难度。其实很多知识大家在过去的学习、工作、生活中已经储备了，有一些还会在工作中不断地积累。我个人认为：只要你能够胜任岗位工作，你就是一个合格的办公室工作人员；只要你胜任岗位工作但还不满足于现状，还想提高自身的知识结构和工作能力，并且开始行动，你就离一个优秀的办公室人员不远了，也离对领导干部的要求不远了。2 E5 E6 [) O5 Y3 K& l

3 o9 z$ Y) |8 I) {) R8 ^工作能力基本上可分为基础能力、一般技巧和现代办公基本技能三个层次。
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（1）基础能力。办公室人员作为领导的助手和为领导提供服务，应具备有基本的写作和办事能力。对日常会议和领导指示的记录，要能领会精神，把握实质；起草文件应突出要点，观点鲜明，逻辑、层次清楚；公文处理要言简意赅，快速及时。
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（2）一般技巧。办公室人员除了必须具备基础能力，要提高工作水平和自身素质，还要掌握许多工作技巧。包括发挥参谋作用，学会调查研究、计划安排，掌握协调技巧，等等。这些技巧有的在书上、报刊杂志上、网络上，更多的在做得好的办公室人员身上，在形形色色的人身上，要靠我们用慧眼去捕捉，用心去领悟。+ B  S4 q" F) w

（3）现代办公基本技巧能力。包括电脑应用、网络知识、复印、传真、录音、摄影摄像、书法、打字和编辑、驾驶等等，有的一学就会，有的要花些功夫，但都不是太深奥的东西。只要学习和训练，都能掌握和提高。
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$ A' T  y$ k( E. }1 \' [3、道德素质
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6 ?# D3 `. G7 |5 q8 M, }3 R0 N道德素质是指办公室人员与自身工作和职业活动密切相关的行为规范。主要是服从领导、埋头苦干、公道正派、严守机密。5 p8 O% R0 B. O! Z/ a* C$ F
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9 N# ~" f2 E- Z, p& S" S8 g2 Y1 }  Y/ R三、秘书人员的基本工作技能! j4 a6 q$ n0 F* j5 A/ u. o4 l
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1、硬笔书写，达到字迹清楚、端正、好看。字写不好无疑是一个优秀文秘工作者的最大缺憾。9 Y$ N# S$ t4 _! N# ?! L

- _# ?; V, V# @% m2 B: W$ D; O* L2、起草文稿，做到按时按质按量完成任务，力争送审时一次通过，没有较大改动。同时，重要文稿力争做到领导满意，看过或听过文稿的同志满意，经得起历史的检验，发挥了应有的作用。
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5 Y5 F9 Q+ F1 {( Z1 U( n& i3、记录及录音整理
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) q9 s7 H% Q/ A9 y! J  A7 Y（1）会议记录：一般分两个部分。第一部分是召开会议的基本条件，是记录员在主持人宣布会议开始前记录的，包括会议名称、开会时间、主持人、中心议题、出席人、列席人、工作人员及其他人员、记录人等。第二部分是记录文书的正文，记录会议内容，即主持人的讲话、会议报告或传达的事情、讨论的主题、作出的决定。这部分内容记录一定要有条理性，每一记录要素都宜单独成行，发言记录应以一个发言为一个记录单元换行分隔。
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+ _: @- @4 Q! `3 b7 @. H$ \- r) C会议记录的要求是快、全、准、整洁、美观。7 |) c0 C6 P5 q
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  z% ^% S) z" x& S7 m（2）电话记录3 \; N2 G/ S$ u- n

办公室工作人员在日常工作中，遇有重要内容的电话，均应做好电话记录。电话记录是向领导汇报、备忘或备查的依据。5 @' k% m" x6 B. y; [) m
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办公室人员在接电话时一定要准确掌握电话内容，要问清楚对方是什么单位、什么人、什么事，是否需要回电。若要回电，则希望得到什么样的答复，跟谁联系，何时联系及联系方式，并请对方留下回电号码；听完之后，应当将主要内容复述一遍，确认未听漏，如有疑问，应追问清楚。
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（3）值班记录：一般有值班日志、接待记录、电话记录。目前应用较多的是电话记录。
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7 e8 `% q" {! M/ r（4）录音整理：一般分三个步骤：第一步，弄清讲话者的身份和要求，第二步录音内容的归纳与整理，第三步录音整理后文字材料核实。  b0 ^2 H$ W8 |0 j/ m4 [
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1 B9 F2 c8 E  W$ W% {. k录音整理主要是对领导的重要讲话、指示来进行，结合手工记录整理效果更好，千万不能认为要做录音整理就不认真进行文字记录。另外，录音整理要及时，才能起到事半功倍的效果。千万不能偷懒，否则苦了的还是你自己。

4、熟练的电脑打字和编辑排版技能。" d+ @3 `* P0 v) v, X
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6 N' i3 M' v5 Z4 C4 j3 N# `第三讲  当前办公室人员亟须提高的五种素质9 X/ {* E/ Q' b0 l

. Y! Y3 w1 d- C& g9 W/ I1 Y一、问题的提出是基于，当前办公室工作面临的一些新的变化和特征6 g" d, c) \, P% O
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归纳起来，当前办公室工作面临着四个变化：
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1、工作要求和标准发生了很大变化。
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（1）对法律素养提出了更高要求，办公室工作人员不仅仅是要遵纪守法，还要依法行政。这就要求必须懂法律，只能懂才能应用。而面对成千上万的法律条文，怎么办？对办公室工作人员而言，首先要理解法律的精神，遵循法律精神，就找到了依法行政的路子，就不至于违法。其次就是认真学习与自己工作关系密切的法律法规，再次就是储备足够的法律文本，以便备查，第四就是向相关部门和了解相关法律法规的人请教或查询。
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（2）对政策水平的要求更高。新情况、新问题层出不穷，新观念、新政策不断出现，令我们目不暇接。

（3）对办文、办会、办事提出了更高的要求，各种规定、制度日趋规范、缜密，新技术支撑下的新的办文、办会、办事方式，让我们无所适从，随时都有落伍的感觉。& S: F' x- B. ]& G& d  C
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（4）对组织协调和公关能力提出了新要求。交通网络和通讯的改善，需要协调联系的面更宽，需要交往和沟通的对象更多，成分更为复杂。, D2 O; _( [, U  y0 |) M

, H: I: D% n/ f9 T$ d2、服务对象发生了很大变化。这里主要是指服务对象的数量和要求发生了很大变化。9 B, i& g% O" I9 r8 R8 ?. G
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（1）对领导而言，一是领导者的素质越来越高，对工作要求也越来越严格；二是领导者要处理的事务越来越多，节奏越来越快，很多事务就需要办公室工作人员协助处理，或者具体落实，工作量成倍增长。
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3 ^2 p& @7 @% g! E0 P: `: M（2）对部门而言，工作量增大，要求提高，需要办公室协调的事务更多。

（3）基层和人民群众的认识水平和要求也在提高。
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3、政府职能正在转变，更加注重以人为本。政府的职能有经济调节、市场监管、社会管理和公共服务。去年以来，省上就公共安全和突发事件制定的应急预案多达20多个，这足以说明政府正在加强社会管理和公共服务这两大职能，认真履行好这两大职能，是办公室人员的重要职责。
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4、随着腾冲经济社会各项事业快速发展，腾冲的知名度越来越高，上级机关和兄弟县份对腾冲的关注也越来越高。办公室人员一方面能受到更大的锻炼，另一方面就显得人少事多，对办公室人员的能力、体力是一个新的严峻考验。. Q' v. }: Z3 Z' o
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二、培养五种素质，胜利完成办公室工作* F& C% Q8 k6 V' P
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五种素质是指“政治素养、群众情怀、现代意识、团队精神、业务能力”，这是政府办公室工作人员为适应新的形势和任务的要求提出的。这里，我就这20个字进行扼要的阐述，供同仁在从事办公室工作时参考和借鉴。1 L- G$ H" m- k% s3 G7 Q; p, [- }5 Z
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1、政治素质。办公室的工作性质决定了每一个办公室工作人员必须有较高的政治素质。办公室人员的政治素质体现在：
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6 f7 V) A4 [% N5 Q! B0 H8 R, e（1）同党中央保持一致，落实在行动上就是与县委、政府保持一致。- z7 d! i2 r3 F1 c
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: X2 k$ q0 a) |$ R  j（2）从实际出发思考问题，力求达到主观与客观，理论与实践的辩证统一。

（3）培养科学思维方法，用现代系统理论观察问题，分析和解决问题。
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3 r, j; L! m2 f1 D& @% w( T（4）用发展观点看待一切。: q" x) R+ q- `# B4 S
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. p, W. F# F+ Y) U6 D（5）注重政治理论水平的提高。
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+ P8 W. u- i- `, }4 N当前，提高政治素质，还要认真学习领悟科学发展观、社会主义荣辱观、构建和谐社会、社会主义新农村建设、行政体制改革等理论，并结合工作实际进行认真的思考。
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( z( O+ Z' D4 [8 r2、群众情怀。办公室工作从广义上讲是为人民服务，从这个角度看，没有群众情怀做不好办公室工作。群众情怀的培养途径为：4 j8 V  _. l8 W! [  {
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（1）经常回顾自己的成长历程，经常了解自己过去身边的人、现在身边的人，以及更广大的人群的生活状况，一日三省，悲天悯人。) D, P/ k3 X( X# T
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  ~# O! k6 d: f  T（2）以诚相待，以情感人。# S0 p) Z. Q. h$ _9 |$ d4 S/ W
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4 ^- ]6 n8 K9 b（3）高效做事，低调做人。
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& x1 |8 c% {3 |! X. A9 x* H（4）关心群众生活、力所能及地解决其实际困难。
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# u% n# D- g3 Q: \（5）多向典型学习，向榜样靠近。" W# {! p6 R0 t+ J" d

3、现代意识的培养：0 I. E+ ~; l. v$ X3 w9 i$ o0 X: c
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（1）对出现的新观念、新事物持宽容态度，分析原由不一棒子打死。1 z$ P( v2 a0 F5 t! ~

8 G, F. E, m! F" O（2）对现代新技术、新知识主动去了解、学习和掌握。
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（3）学会多欣赏年轻人，尊重并充分吸纳他们的创造和智慧。
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% n' V1 d) a% E8 k( S（4）积极推进电子政务建设和办公自动化，有利于现代意识的培养和提高。0 m/ K! V" @4 E' h5 {

  ]# G( T: ]) ~3 }' V( [. s4、团队精神。现代社会是一个分工日趋精密的社会，一个人无法完成一项复杂的工作任务，必须依靠团队力量。办公室的综合性更是决定了办公室工作人员必须具备团队精神。
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（1）要有强烈的大局观、顾全大局。2 m$ ?! d2 Q! V5 s& l0 n; w; {; r4 E) k4 k
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（2）要多看别人的长处，学会欣赏人。正确看待别人的缺点和不足。
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（3）善于换位思考。
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（4）注重培养和锻炼协作能力。
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（5）甘当无名英雄，不计个人得失。% C" d, H$ j+ {2 Y
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（6）办公室领导班子要公道正派，严于律己。- f/ b0 k( }8 W2 U& \2 p6 _; n
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2 E5 b6 X, Z  T" O（7）办公室主要负责人要实事求是，要有民主作风，注意发挥单位职工的积极性、充分吸纳职工的智慧。8 E5 P$ ]1 T' R6 ]$ H6 a
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5、业务能力。前面说过，业务能力是办公室工作人员知识结构和综合水平的具体体现。
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我将在第四节里着重讲业务能力的重要内容，也就是公文写作能力的培养。
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第四节  公文写作能力的培养( @" {0 O$ n1 M& U; n5 R
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& Y5 T: h0 i2 k3 p这里，我主要想谈谈公文写作的方法、技巧，能力要求和素质要求，这些东西大家都很熟悉，我的讲解只起到引导作用。这里讲的公文主要是指规范性文件如通知、请示等的正文及非规范材料文件如领导讲话、工作报告、调研材料、汇报材料等。: S3 N/ M" U; e  j% @4 w7 j, i

* K( r. u! m* b' m8 C1 e4 g1 Q一、公文写作方法
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( Y2 B" H! t* q9 j0 x) F/ e公文写作，包括写作前的储备、写作过程及写作后的反馈三个阶段。这里，我先讲写作过程，它主要包括四个环节，即拥有材料、构思设计、行文写作和文后修改。它们共同组成一个有机整体，不可割裂，也不可遗缺。0 g5 o% U$ N9 G5 i2 `/ b2 v, \) D

2 X# U3 @# P# |9 m4 L1 O$ w8 ]1 R1、拥有材料。主要包括事实材料和理论材料。理性地拥有这两方面的材料，一般应从以下五个方面入手：
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) _5 r+ F4 N, X9 o2 F: u（1）要着眼于对直接材料和间接材料的拥有，特别是要注重收集间接材料。1 ]: t1 h- R; U! ?2 R% o  v
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5 W# N5 z+ B7 p9 m2 J% F7 ]（2）对正面材料和负面材料的拥有。9 l' E- h. M4 K6 e
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（3）对历史材料和现实材料的拥有。
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（4）对国际材料和国内材料的拥有。+ l. G, x; @7 I/ D9 f1 ~
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. ~* e* W; f! e% M+ i) M6 |7 q（5）对拥有的材料进行“概括”或“具体”，也就是对材料入文的详与略进行初步思考与取舍。2 ?8 z( |( u% V% h. k( Y8 ?% p1 {
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1 F% Z, Q6 {; A* b# E9 n对材料的拥有和选择，是写作者审时度势的能力体现和对于价值观念的拥有和选择。不管怎样，写作者在材料面前应写是永远主动和居高临下的，决不能被材料牵着鼻子走。/ m, y. Y, ?/ W) D2 a! \+ F6 ?
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( B" O  v9 i3 ?: M% t1 V& ]' k2 o2、构思设计。是指公文写作者对于拥有的材料提炼与选择，以及对文章结构的安排。1 c2 ^4 Z3 {' j$ ~3 n6 p8 Q
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（2）选材和用材。一是所选材料必须强有力地支持主题；二是所选材料必须客观、真实；三是所选材料必须全面；四是所选材料必须典型；五是所选材料必须新。四、五点难度较高，体现写作者的特点和水平，应重点把握，引起高度重视