关于规范行政机关公文运转方式的建议

办公室作为机关行政公文的集散地，每天都会通过四川省电子政务内网以下简称（党政网）公文传输系统接收大量的公文，规范的行政公文运转方式会大大提高办公室处理公文的效率，有利于工作的执行和后期的立卷归档工作。但笔者在工作实践中发现，部分上级部门由于未按规定渠道运转公文，给基层单位带来了一定的困扰。
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一、当前行政机关公文运转的几种主要方式

目前，行政机关公文运转除通过党政网运转外，还采用了以下几种运转方式：

（一）通过邮政途径运转。邮递行政机关公文是实行无纸化办公以前行政机关运转公文的重要手段，在相当长的一段时期内发挥着极其重要的作用。随着网络的日益普及，无纸化办公的全面推广，工作节奏的不断加快，通过邮政途径传递公文的方式已逐渐淡出了历史舞台，仅仅作为一种辅助手段存在。

6 F9 `$ R; z* M. B$ J （二）通过单位门户老秘网运转。互联网已渗入各行各业，依托互联网，各级行政机关单位基本上都建立了单位门户老秘网。单位门户老秘网是向社会公众介绍单位职能职责、通报工作开展情况、展示单位形象、提高社会知晓率的有效途径，由于网络传输远比传统的邮递方便和快捷，很多单位也将老秘网作为公文运转的一个平台，不定期在老秘网上发布公文，安排部署工作。

（三）通过腾讯QQ群运转。腾讯QQ作为一种网上即时交流的便捷手段，拥有数量庞大的忠实用户，现在也广泛运用于行政机关。为方便工作沟通交流，单位内部之间、系统业务部门之间大都建立了QQ群，有时也会通过QQ群发布公文，实现安排布置工作的目的。
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6 t& h8 y0 _3 D, b1 ?% }二、当前行政机关公文运转方式的的弊端
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* Q! j3 g- f& J7 E  }( C邮递运转行政机关公文，虽然保持了发文单位公文的原有面貌，但邮递耗时较长，无法满足行政机关公文对时效的要求，目前，行政机关已很少采用这种方式。单位门户老秘网和腾讯QQ群传输机关行政公文，都是利用了互联网即时交流，传输速度快的网络优势，却存在以下三个方面的弊端。一是法规层面。《四川省政府信息公开保密审查办法》规定：各级行政机关政府信息公开的保密审查工作遵循“谁提供、谁审核、谁负责”的原则。各级行政机关应依照《中华人民共和国保守国家秘密法》及国家有关法律、法规和规章的规定，对拟公开的政府信息是否涉及国家秘密、商业秘密、个人隐私进行审查。互联网上公开的行政机关公文由于其受众的广泛性和内容的特定性，按“涉密信息不上网，上网信息不涉密”的要求，需要进行涉密审查。如果承办人缺乏法律意识和保密意识，公文把关不严或未经审核擅自挂网，若涉及工作秘密或特殊敏感问题，即存在失密、泄密的风险，一旦给国家造成损失，按《四川省政府信息公开过错责任追究办法》规定，责任单位和个人都将承担法律后果。二是操作层面。行政机关公文是行政机关行使职权、处理公务的具有特定法律效力和规范格式的文书，是依法行政的重要工具，《国家行政机关公文格式》（GB/T9704-1999）对行政机关公文的基本格式进行了明确的规定。在公文的处理上，《国家行政机关公文处理办法》也规定：收到上级机关下发或交办的公文，由文秘部门提出拟办意见，送负责人批示后办理。在实际操作中，承办单位在老秘网下载机关行政公文时，由于互联网是以网页的形式显示公文，公文的基本格式已发生变化，不再符合《国家行政机关公文格式》规定。承办单位无法还原行政机关公文格式，只能尽可能对公文进行编缉后，再进行处理送阅，很大程度上增加了承办单位的工作量。同时，《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局令第8号）明确上级机关制发的文件材料纳入归档范围。但在后期装订归档时，因下载的上级行政机关公文不规范，档案部门也会提出批评意见。三是责任方面。在单位门户老秘网和QQ群发布公文，由于受众非特定的文秘人员，会出现承办单位未及时处理或公文未经办公室处理体外循环现象发生，致使责任不落实，贻误工作。  
9 @$ ~% A: p% C/ e    三、关于规范行政机关公文运转方式的建议
综上所述，应及时规范行政机关公文运转方式，切实解决文秘人员多渠道下载处理公文的苦恼或公文体外循环的问题，笔者认为通过党政网进行公文交换是目前最为规范的方式。党政网作为各级党政机关专用的内部网络，所有行政机关已全部连接，并实行专人专机专网。鉴于公文的特殊性，党政网管理部门在党政网上开辟了公文交换中心，实行专网封闭运行，各级党政机关的公文（涉密公文另有规定）均通过公文交换中心进行接收和发送，既充分利用了网络实时快捷的优势，又保持了发文机关机关公文的基本格式，专人收发文件，同时兼具短信即时提醒功能，保证了上级机关文件精神的及时贯彻落实，基本规避了邮递和互联网运转公文的诸多弊端。建议上级机关对需要承办单位知晓和办理的行政机关公文，通过党政网向承办单位发送，同时，根据工作需要，经审核未涉密可公开的公文，在互联网上公开，实行“两条腿”走路。作者：罗静