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怎样写好汇报稿

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夏日雪山 发表于 2012-6-18 08:24:29 | 显示全部楼层 |阅读模式 打印 上一主题 下一主题
 
公文写作培训班
汇报稿也是给领导们写的。它和讲话稿的区别在于:汇报稿是念给上级领导听的,讲话稿则通常是讲给下属人员听的。因为有这样的区别,所以,写汇报稿,无论是语气、角度、构思、结构,都是另外的一套作法。因此,我把它单拿出来专门讲一讲。
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这些年,随着企业规模的扩大、实力的增强和知名度的提高,每年来我们这里视察、调研的领导人数越来越多、频率越来越密、层次越来越高;每一位领导来,除了看我们的工地、看民工的驻地、看党建的阵地、看我们的专题片,几乎无一例外地要听集团领导的工作汇报。如何写好汇报稿,就成为文秘人员面临的一项重要任务。
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9 }2 W( @& m; S7 I( V这是说的控股集团这个层面。到了各个产业集团以至各个工程公司,且不说上边的领导来了要听汇报,外边的记者来了要听汇报,单是我们集团内部,每年的党建调研、各种各样的专题检查,也都不少。所有这些视察、调研、采访、检查,都需要我们郑重其事地进行汇报。写好这样的汇报稿,同样是摆在各产业集团以至各工程公司面前的一项重要任务。
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& t4 e3 H- v/ N  `' P各工程公司的领导,包括有些产业集团的领导,抓业务、干工程,那是没说的,绝对是高手;一说汇报工作,一说动手写文章,就感觉很为难,甚至有点怵头,加上工作忙、事情多,领导们多半把这样的任务交给“笔杆子”们去做。这样一来,手里有没有一个过硬的“笔杆子”,有时就成了事情成败的关键。
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1 g9 o( Y" t' E- d我的品验,一个地区也好,一个单位也好,一个企业也好,有没有一个过硬的秘书班子,效果截然不同。合格的秘书人员,他能把我们做过的工作梳理得有条有理,概括得头头是道,总结得有板有眼。上边的领导听了绝对满意,大加赞赏;自己的领导念起来也满面春风,绝对长脸。这就叫锦上添花。好的汇报稿就要达到这样的效果。假如秘书人员业务不过硬,写出的汇报稿可能就是另一种样子:篇幅不短,尽是些大话、空话、套话,工作面貌没体现出来,工作成绩梳理不到位,工作经验更是讲不出来。这样的稿子,念的人平平淡淡,灰头土脸;听的人味同嚼蜡,兴味索然,结果搞得彼此都不满意。这样的情景,我们在工作当中是屡见不鲜的。/ A, m& q* X3 U! p

3 S/ E% a5 l9 T! c& c- j1 c这几年,我通过参加集团的党建调研以及其他的大型活动,感觉我们集团的文字工作总体上看,水平是比较高的,而且呈现出一个逐步提高的趋势,特别是控股集团这个层面,以及下面的两个产业集团,搞出的东西是很有些水平的。但是,也确实存在一些不尽如人意的现象,确实存在一些亟待克服、亟待解决、亟待纠正的问题。
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下面,围绕“如何写好工作汇报稿”这个题目,结合企业的实际,我有针对性地讲几点意见,供同志们在工作中参考。
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我讲三点意见:一、汇报稿的构思;二、汇报稿的结构;三、写汇报稿应该注意的几件事。/ ?- L0 K) v( h. y

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一、汇报稿的构思7 Y0 S( }8 Y4 d3 E* t

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' a0 I8 ?2 ^# q2 z与讲话稿一样,汇报稿在动笔之前也必须做到“三个吃透”,即吃透上情、吃透下情、吃透意图。所不同的是,“三个吃透”的具体内容有了很大的变化。
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) V& Q: c. \: L1 o2 A3 w先说说“吃透上情”。
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这里说的“上情”,是指听我们汇报的上级领导,他到底想听什么,他这个人爱听什么。对这两个至关重要的问题不甚了了,就贸然下笔,至少是轻率的,有时甚至是危险的。轻则徒劳无功,只好推倒重来;重则既耽误了时间,更耽误了事情,把自己服务的领导整得很狼狈、很尴尬、很没面子。所以,有经验的文秘人员绝不办这种冒失事。7 O% z3 U+ T5 F1 v

. V0 Y7 w& l+ ^6 ]7 ^上边的领导来之前一般都确定了调研的题目,并且形成了正式的文件,白纸黑字,写得非常清楚,我们照着文件上的内容准备就是了。但是,我们这一级往往看不到文件,文件只发到市里,甚至只发到自治区,通知我们用的是电话。口口相传,最容易出错,传着传着就传错了。遇到这种情况,我们的秘书人员麻烦一点,也最好是能见到原件。现在的传输手段多得是,无论是传真还是邮件,都相当快捷,几秒钟的事。我们不要怕麻烦。动笔之前麻烦一点,把领导想听什么搞准确,我们写起来心里就有数了,省得将来出麻烦。
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除了要搞清楚领导想听什么,有时候还需要搞清楚领导爱听什么。我在这里不是引导大家干投其所好、见风使舵、投石问路的事,但我们至少不能干那种“哪壶不开提哪壶”的蠢事吧!这位领导就爱吃碗烩菜,你偏要给他摆四五个凉盘、七八个热菜,花了不少钱,费了不少力,最终还不落好,何必呢?吃饭如此,听汇报也一样。
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, Z: m; B# s' R# {2001年,中央调储波来内蒙工作。储书记到任没几天,就提出要到呼市调研,重点看城市建设和城市管理。这项工作主要是政府在抓,所以杨晶让柳秀做汇报。我当时是政府的秘书长。汇报稿就由我组织秘书班子连夜起草。储书记是第一次来呼市,为了让市里的领导在新书记名下留个好印象,我要求综合处的同志使出全身解数,一定要拿出一个高质量的汇报提纲。当时,领导“想听什么”是明确的,通知上写得清清楚楚;而“爱听什么”却一无所知。找党委办公厅的熟人打听,也问不出个所以然来。最后我拨通了长沙市政府秘书长的电话,我的同行向我介绍了储波同志的好多特点,还给我发来储波在湖南工作时的两篇重要讲话。这下我心里有数了。那次的那篇汇报,无论是听的人还是念的人,都很满意,确实收到了我们预期的那种效果。
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再说“吃透下情”。
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5 H4 [. g3 x: R0 ?* E这里说的“下情”,自然是指企业的情况;这里说的“吃透”,是指在熟悉企业情况的基础上,要学会“用第三只眼睛看东方”,要善于“跳出东方写东方”。应当说,这个要求是有比较高的难度的。
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' Y! ~1 U1 Z3 w. k. l. E一般来说,东方人写东方有利又有弊。“利”的一面是对东方太熟悉了,这是外面的人所不具备的;“弊”的一面是正因为太熟悉了,所以常常很难客观地、全面地、多角度地介绍东方。有句古诗说得好:“不识庐山真面目,只缘身在此山中”,说的就是这个道理。所以我建议大家要跳出东方看东方,用“第三只眼睛看东方”。/ |6 G& W8 o) u

4 M& t2 j+ f  U0 Q$ j' [到底怎么跳、怎么看,我给大家支两招:& w0 U3 N7 U3 C! f- d

% g+ B$ t/ J! Q0 r& K; H第一招叫“俯看”。就是从高处往下看。我们在东胜生活了几十年,好多街区、好多建筑,都在脑子里装着;可是,东胜的整体面貌到底是个什么样子,好多人说不清。假如我们坐上飞机从东胜上空走一圈,东胜的全貌就尽收眼底、一目了然了。我说的“跳出东方看东方”想要达到的就是这样的境界。同志们这样做的时候,一定要切记两个东西,不要以为自己熟悉的东西领导也都熟悉,更不要以为自己不熟的东西领导也一概不熟。我在这里要告诉大家,实际情况是:我们熟悉的正是领导们不熟的,正是他想听的;而我们不熟的那些东西,恰恰是人家最熟悉的。所以,我们一定要学会换位思考,不妨就把自己当作来听汇报的那位上级领导,想听什么就写什么,而且一定要把事情的来龙去脉交待清楚,让人家听明白。应当说,这样的“换位”有时确实是必要的。# J# g' D- C3 W: a

/ ~# |: A9 H0 `  q第二招叫“比较”。有两种比法,一种叫自己和自己比,另一种叫拿别人和自己比。自己和自己比,又叫“纵向对比”,就是拿过去的自己和现在的自己作对比,通过对比,直观地看出自己的进步、自己的成绩、自己的发展。拿别人和自己比,又叫“横向对比”,通过这样的对比,凸显自己的特色,体现自己的价值,体现自己的强项。无论哪种比法,都要拿数字说话,靠事例来支撑。; L7 j8 M1 x0 ~  z3 U
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好的笔杆子,都应当是运用这些方法的高手。我们为领导撰写汇报稿,一定要熟练地使用这些方法。
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最后说“吃透意图”。
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" _$ e9 y8 r3 K* Q/ E  T1 x+ W这里说的“意图”,自然是指领导的意图。哪位领导?自然是我们服务的那位领导。因为稿子是给他写的,他拿上去给领导汇报。他到底想汇报些啥,想咋样汇报?我们动笔前一定要请示清楚。有人说,汇报的内容文件里已经讲得很清楚了,我们照着文件准备就是了,还紧管请示什么?我的经验是,一定要请示。
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' {6 K5 q0 @. L/ N; K; |8 D这里的请示不是泛泛地请示,而是重点请示。请示两个东西:一、在成绩部分,重点汇报哪几件事?假如说,上级领导要听党建汇报。上半年,我们围绕党建一共抓了八件事,其中有两件抓得平平淡淡,没什么特色;有两件完全是照猫画虎,走了个形式;另有四件,那可真是丁是丁卯是卯,一丝不苟干下来的,既有成效,更有特色,是领导的得意之笔。领导肯定要让你在这四件事上不惜浓墨重彩,一定要讲深说透,摸不准领导的这个底就贸然动笔,肯定是不行的。所以说一定要请示。二、在讲问题的时候,更是这样。上边的领导来一趟不容易。通常情况下,下边的同志都要借这个机会提两个问题,要求领导帮助解决。提什么,怎么提,把握到个什么火候?这里边有好多微妙的东西,所以更需要请示。
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二、汇报稿的结构- u* h) _: P* d) u$ M" [$ K0 N

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1 n3 D' Q- [7 f1 W( o( I/ U! C1 L汇报稿的结构,原无固定的程式。通常由以下四部分组成:一、开头语;二、本单位概况;三、汇报的主体;四、请上级协助解决的几个问题。下面,分别作一些介绍。
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7 o1 h# ]5 N+ [  v一、开头语。3 m8 s0 g; }- l# y

$ g2 b3 M- G' Q# S9 T汇报稿的开头语相当简短,百十个字就够了。就表述两个意思:一、向前来视察、调研、考察、采访、检查指导的各位领导表示欢迎;二、就上级给出的题目进行汇报。用两句话把这两个意思讲清楚就行了,千万不要啰嗦。- X, y( H. m0 q) o% G7 p9 y
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开头语虽然短,有些时候也常出错。以下四点一定要注意:一、领导的姓名、职务一定要讲对,不能有偏差;二、出现多位领导时,要么都不点,要么都点,不能丢三拉四、顾此失彼;三、要用“汇报”这个词,不要用“介绍”这个词;四、假如汇报人是副职甚至是环节干部,最好加上“受XXX委托”的字样,以表示对上级领导的尊重。
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2 P* }2 Y) V* M8 r3 a5 F* F二、概况介绍。
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在正式汇报之前,先把企业的概况作一个简要的介绍,目的是让领导对我们的企业有一个总的概念,有一个大致的了解。对初次来的领导,这一步绝对不能省略,因为他最想知道的就是这个。当然,对已经来过多次的领导,以及本企业的领导,这个内容就可以略去不讲。
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介绍企业概况,要注意三件事:一、文字要简,篇幅要短,有几百个字就完全可以讲清楚了。二、不要使用过时的旧数字,尤其不要使用与后面的汇报相互撞车的错误数字。三、概况介绍是为后面的汇报做铺垫的,因此,与汇报主题无关的内容都可以略去。
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' q* X  t/ `2 U/ s+ }  {三、汇报的主体。
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汇报的主体一般可以分为五个层次:3 P/ }! _8 O. m7 x. Q
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第一个层次:思路的形成和目标的提出。这是汇报稿的灵魂,是汇报稿的核心。形成了什么样的思路,这个思路是怎样形成的?提出了什么样的目标,这些目标是怎样提出的?文字不需要很多,但一定要把领导班子的决策过程以及最终形成的共识反映出来。8 J* [& c8 o  E' s! B

" z, @+ q9 s4 L1 B第二个层次:采取的措施或所做的工作。目标确定后,为了实现这个目标,都采取了哪些措施,具体开展了哪几项工作,要一项一项地罗列出来。这一部分,要写得层次清楚,条理分明,让人看出工作的主要脉络,看出工作的基本抓法来。这是汇报稿的重点,文字量不妨给得多一些,但绝不能记流水账,不能事无巨细,无一遗漏。对采取的措施或所做的工作要做必要的归纳和提炼,有的可以单独讲,有的可以把几项合并成一项讲,有的也可以略去不讲。对合并后的项目,每一项都可以单成一段,并且给它起一个醒目的小标题,这样就显得层次分明、脉络突出了。
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* |6 X6 A6 x+ ]. J) [% O* ~第三个层次:取得的成绩、见到的成效或出现的变化。在采取了以上措施后,取得了哪些成绩,见到了哪些成效,出现了什么样的变化,要一一道来。这就要运用我们前面讲到的“比较法”,横向比、纵向比,靠数字说话、靠事例说话。这里同样要进行概括、进行归纳、进行提炼,通过这样的方法,把我们做出的成绩凸显出来,使之“跃然纸上”。
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/ k+ T/ N) N, \第四个层次:几点体会。实际上就是经验。直接讲经验不大好,就按体会来讲,是一种谦虚的说法。这个层次的内容,不是所有的汇报稿都有,要根据具体情况来定。我们确实摸索到了经验,上级也认可,而且也要求我们介绍,不妨提炼它几条。假如不是这样,一则没多少成熟的经验好讲,二则领导也没这个要求,我们还是不讲为好。讲经验、谈体会,一定要实事求是,实实在在,谦虚谨慎,有一说一,有二说二,千万不能讲过头话,更不能刻意拔高,这是写材料的人最忌讳的。
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第五个层次:下一步的打算。讲完成绩之后,很快就要转过来找找不足,找找差距,然后拿出下一步的打算。这个层次的内容写的当中如何把握,也要根据具体情况来定。一般来说,上边来的领导,外边来的客人,我们点到即可,不必展开来细说。假如是我们集团内部的工作调研,那你就得实打实地讲,不能客气一下了事。
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四、请上级协助解决的几个问题。  n1 J( N8 I0 K/ h, ?7 e; y

5 L+ Z; l* M7 ~; v0 |这一部分的内容也不是所有的汇报稿都写。要看来的是什么样的领导,他带着什么样的任务,真正有权的、管事的、说了话算数的,我们不妨张一嘴,不要错过这样的机会。假如没什么权,不管多少事,仅仅是走一走、看一看,我们就大可不必提问题,提也没用。) V: M/ X6 i; f6 y; x8 u; J

' f& T- e& ]! s一般来说,向上级领导反映问题,不外乎三个方面的内容,一是要政策,二是要资金,三是要项目。除此之外,也可以就某一方面的具体问题提出来,引起领导的重视,引起社会的回应。凡是涉及这方面的问题,汇报中提不提,怎么提,都要请我们的主要领导拍板,秘书人员不要自行作主。# X3 v5 B4 A$ w) C
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三、写汇报稿应注意的几件事
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精彩评论69

正序浏览
栖水而歌 发表于 2012-7-23 23:29:40 | 显示全部楼层
 
公文写作百法例讲
很好很好很好很好很好很好很好很好很好
 
朝云紫炎 发表于 2012-7-25 14:05:30 | 显示全部楼层
 
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受益非浅,看了这篇文章,让我成长了不少
 
arllene 发表于 2012-7-25 16:44:25 | 显示全部楼层
 
专业写文章
写的很不错,认真看看,学习
 
vicky2012 发表于 2012-7-25 17:06:54 | 显示全部楼层
 
支持,并学习,适合像我们这种初生童鞋
 
yywyl9988 发表于 2012-7-25 19:31:47 | 显示全部楼层
 
非常不错,非常值得学习借鉴
 
6954504无痕不尽 发表于 2012-7-25 21:07:37 | 显示全部楼层
 
有经验才能写出这么好的文章,拜读了
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潜山度假区秘书 发表于 2012-7-26 12:10:26 | 显示全部楼层
 
写得很好,学习,,,
 
kelly369 发表于 2012-7-27 15:42:30 | 显示全部楼层
 
讲得有实在,学习了" s  k/ |  Z. t# c1 p3 }
讲得有实在,学习了
; s, M0 ^1 ]# _( O讲得有实在,学习了
! ]9 K2 E# F' }# x' z讲得有实在,学习了
 
延安秘书 发表于 2012-7-28 10:37:54 | 显示全部楼层
 
正是我要急切学习的文章,谢谢
 
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