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办公室秘书的电话礼仪有哪些?/ w$ Q0 k4 q0 i( }( {+ s0 Y
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老秘观点:$ K, `, b* R& k8 z4 d
+ N8 {, t' y; r: C- i: D3 i% T办公室秘书的对外形象代表了单位的形象。在日常工作中,掌握了接听电话的礼仪,让对方在您亲切的话语中心平气和地谈事情,通话结束后,对方会对您单位有极佳的印象。
! t0 O; P2 `, g, i ■ 通话时声音不宜太大,让对方听得清楚就可以,否则对方会感觉不舒服,而且也会影响到办公室里其他人的工作。 $ T& ?/ L' ~5 o/ e3 t
■ 接起电话时首先应自报单位名称及所属部门。 . ]- w" K8 ?: b$ N
■ 接听电话时,要询问对方单位名称及所属部门,接转电话时为指定受话人提供便利。
. p. d7 V' f' I# t! F1 o ■ 当对方要找的人不在时,在不了解对方的动机、目的是什么时,请不要随便传话。未授权的情况下不要说出指定受话人的行踪。 : c J+ x% r' x; N3 F- e
■ 当你正在通电话,又碰上客人来访时,原则上应先招待来访客人,此时应尽快和通话对方致歉,得到许可后挂断电话。不过,电话内容很重要而不能马上挂断时,应告知来访的客人稍等,然后继续通话。 # `7 y% k3 f+ Q) s6 T% L4 ?2 i
■ 在电话中传达事情时,应重复要点,对于数字、日期、时间等,应再次确认以免出错。 * C- ]8 c/ U5 t! x9 a
■ 如果对方没有报上自己的姓名,而直接询问上司的去向,此时应客气而礼貌地询问:"对不起,请问您是哪位?"
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