第三专题
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8 E/ Q6 ?* I) Q6 ]5 p+ b7 W" E加强办公室建设与管理. B2 R: C2 H5 W, l, i1 ^, j
% D! k+ R6 Q* p- x/ a一、办公室人员岗位认知与基本职责
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: B: V8 y: [0 G0 X. W6 B二、加强办公室建设/ _. O- V0 _) ]6 \; Y* V
, q. A6 d. m* v3 d6 c三、办公室办会工作基本规范; z6 o6 b0 P- B4 F% Y$ } R
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四、加强办公室的日常管理
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一、办公室人员岗位认知与基本职责) C" ^# A" P9 \+ O5 Y; U# \; \6 r8 s
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（一）办公室的地位与职能重要地位：中心：管理运转中心、信息处理中心、文档管理中心、会议管理中心、综合统计中心、信访接待中心。枢纽：联结决策层与执行层的纽带。% O2 ]( Y* {; m4 i8 k$ h
. }- n7 u2 P7 d; ?" V; ~5 l7 V联结各职能部门的纽带。窗口：经常与外界接触，办事效率和工作质量及其工作人员的礼仪风范、精神面貌，在很大程度上代表社会组织的形象。% B4 W6 i0 J) U7 }! [# `# p
( n7 w# S( [1 c2 A! B8 @
职能定位：$ ]& w1 J! _: B. A
% q8 c. i: N8 X1 G* ]行政助手、信息传输、综合协调、参谋辅助。
, B; C4 ^& n8 g7 T0 x; f8 b
* y1 I c9 m& }5 J一、办公室人员岗位认知与基本职责
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（二）办公室工作内容与特点工作内容：2 c+ h: ?; x$ J7 y. y
' B+ A- P+ }% e按性质分：
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程序性工作；智囊性工作；临时性工作。0 z' ^3 x+ v2 v$ I5 q+ h
/ p. w. n! a. e8 t4 O6 x2 q# s C按内容分：3 y3 t- ^5 ]$ u v: C, z
2 s5 J& y: i0 C: j+ O办文；办会；办事。（简称“三办”）工作特点：$ ?9 P; O7 `8 S- V
+ F1 l, Y! P& r综合性；服务性；程序性；被动性；机要性。: I5 K6 d3 G( q5 {' \6 V
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一、办公室人员岗位认知与基本职责（
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/ a x# S0 b! \" M9 d: i8 E三）办公室人员角色定位7 l ? Q% M1 X& f8 ~( A$ U
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办事员、笔杆子、领导助手、参谋智囊
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( u6 P" c c7 L8 _: c* _0 ~$ c6 ]. h（四）办公室工作对人员的要求
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0 b$ J, ^4 ]$ W. c T" ]2003年2月6月在中央办公厅工作会议上，王刚主任传达了江泽民同志对中办工作的几条指示：
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一、要讲事业心和责任感；! o6 n9 W; d7 j2 p/ c+ B8 K% Q
) O: \& \9 N6 J/ Q! W/ H二、要认真细致；: H9 L* G+ Q" [7 r u" \% ?8 ?
3 U/ E" R" i- O) ?* p2 Q* d三、要讲究程序(不要打乱仗)；3 q' g; @9 m! {
# k; t( C. y; \9 D四、要讲工作效率。
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1 ]$ q2 J- _% {（四）办公室工作对人员的要求7 ^$ i6 ?+ O t+ y
) t4 I4 o$ \( J2 i( b' r1、思想素养* B9 H: \! _( D* j+ Q9 N6 s
; b; [& a/ |6 e+ \ U热爱本职。干一行，爱一行，专一行。
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: f3 M. P+ f# T# `) u政治敏锐。从政治角度、大局高度看问题，处理办公室工作，听招呼，能自律，严保密。
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责任感强。将自己的工作职责与单位的发展、集体利益联系在一起。这是思想政治水准的一种表现。
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5 s8 ?; V9 @. {5 ^3 D% e* @踏实肯干。舍得为工作投入。
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（四）办公室工作对人员的要求
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2、业务素养具备较高的政策水平。具有较强的综合分析能力。2 w2 L; {. B. ^' K' t; Q
2 p9 x: _! r# p4 `" ~调研能力。善于通过调研掌握大量情况。" F6 T3 @) T. t, W. Q/ y0 |+ _( Y
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思维能力。善于思考问题，抓住关键。/ j9 m( E' O+ _+ \! z
2 l+ X! |3 B% a" n( k表达能力。能准确简明地阐述己见。良好的协调能力。较强的应变能力。5 J& I0 s- [3 F1 u( y$ @; h
( D) k' h' A- n R( A$ I/ m; w+ D（四）办公室工作对人员的要求
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3、心理素养3 U+ `% B& G9 t E/ g$ {1 f
5 F; B% n9 @9 ^7 F& p! N# r: j2 T心理素养，指人对环境及其相互关系的适应能力。
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注意力。由于办公室工作的特殊性，要求对事物具有职业的注意力。6 j" B% f" \( f+ _' p. K1 |
+ n5 r7 q; N: E0 [$ x& H4 x调控力(控制情绪的能力)。
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5 V) `: L6 [ u意志力。
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! T0 Y' K0 z/ O6 ^5 Z; S8 I# m（四）办公室工作对人员的要求* w) j3 @6 D( f0 Q5 b
/ F- ~7 {3 t& D$ z4 Q5 D4、角色意识6 n7 t( o6 X2 J3 t/ N8 i7 m
6 y5 |" H+ i$ ?" q: A/ Q做好办公室工作，必须强化以下角色意识：服从意识; a4 x. A1 o0 T0 p: X' I$ ?4 m, W
* g/ W: k) ?& @% f& m8 ~1 ?
全局意识) ?; g K% E8 D x/ J9 z7 w6 D2 F
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责任意识, _* Y5 f' @! d& v$ V5 R
o& v( x' I2 J* W( w
创新意识, m4 L& {6 K, d2 Y& u8 p
: E5 [; G+ H: |- e6 b/ h奉献意识" s: i; O# B! ~) P
( f# T- K) S1 G5 Y" F信息意识/ i( i5 H* M1 R5 x
, ], e- c+ f4 D1 A3 f; p+ I0 T
程序意识
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学习意识
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. s8 x2 ~6 e% h$ H$ m, U! C3 v（五）领导对办公室人员的期待) K+ F L/ _. [
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领导测评办公室人员的20道题目
6 P" \/ K9 u/ j2 @3 o! m2 J5 p( z* ~4 \1 \9 F2 o3 S1 [9 ^! b; y3 }
1．他知道你在组织中的职责范围和全部活动吗?
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他是否了解你的目标和意向?' `2 v" Q5 k: \: _' i9 M, ^- p) D4 m' s
5 I, I7 D# x8 R. ^+ m3 h他怎样将目标和意向同组织的总目标相结合?
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7 O7 R; j* e0 X" B; @# o6 y3 w2．你外出2～3周，是否深信他仍能认真负责地处理你交办的各项工作?$ c7 J- E- {3 ]% I" s7 N
) }0 u2 @* N( t* p
3．他是否帮你安排活动日程、协调约会，使你如期践约，一切不用你催促?8 P% R, t0 w5 B8 {1 v& [
4 U7 N8 L: s" @
他是否很会安排时间?3 E' |2 C k0 ^. N
( R. O! d, S( I& ~ E" Q4．别人不提醒，他能否主动完成你交给的任务?
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领导测评办公室人员的20道题目
% s0 @9 m1 h4 p9 |& I" Q2 U9 V F* Q4 ^
5．他对待你的同事、来访者是否有礼貌?
7 f# G7 s( m( B- z5 e9 s
m1 x* n. v; i _# X( _: ]5 l7 f能尊重人、肯帮助人、把别人的事放在心上吗?( L& E8 |- s* ~7 Z
0 N4 T8 g/ B% F! \# X, v6．他是一个富有想象力和创造力的人吗?
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8 [0 R0 D# v( t; R. q- e能否提出一些新的设想和建议供你参考，能否经常采用新方法改进工作?8 \ A8 N# b( Q2 E+ n( T- `
* l& r7 o* q6 A; S1 D! A, \
能否制订新的工作制度或工作程序?: p+ P2 t4 g: J! ]
1 M/ E3 e/ q2 Z) k' s. v他的工作有条理吗?
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7．他是一个机智的人吗?* e& t. r/ [, W* l/ ]( z
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能否主动地解决一些问题而不麻烦你?他害怕困难吗?
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/ }. R# `3 r: r$ E; S% X8．他能否提高文件运转效率?! @1 n2 [6 g+ ^# a
/ C; }% g- N/ O- Z+ E
能否及时发现你办公桌上搁置很久而其他领导人正等着看的文件?5 }6 `0 Q9 x' J9 t3 ^" @3 w2 K
5 W; I5 h' _7 o' Q- |能否及时地从其他领导那里取来你正需要的文件?0 n, X0 G% T) n: A
2 l% ?9 g. z7 I- |" ]" q' l$ y领导测评办公室人员的20道题目
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6 M' B; l- q. G0 s9．他所具备的办公技能(例如电脑操作、文字处理、文件归档、接打电话、接待服务等)是否无可指责?8 m$ ^; @: z* d; I I" D
8 |5 T0 Y* W3 p10．他在危急关头是否沉着冷静?( j/ r1 c. z- o- z
; [" N% Y- W* l; O( R: ]5 e0 f0 s& ^当你承受压力而沉不住气或发脾气时，他是否仍能平静地继续工作?
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$ a H) |" w0 O: Z11．他对你的忠诚值得信赖吗?
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你能把一些机密信息资料委托给他吗?
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12．他是否有较广的阅读面和知识面?
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是否经常提醒你注意本单位及与你个人有关的出版物?% i0 p5 K- A' r0 }, w- N, O
1 t8 q( h2 Q1 R领导测评办公室人员的20道题目, p+ Y9 m0 B/ Z7 ?! z
2 V+ K I3 e/ E" M13．他是否成为本单位有价值的信息来源?5 h! [" Y1 p! m4 \+ ]
8 j3 g: J6 J. ^) r而这些信息靠你自己很难获得、不便获得或不能获得?: p1 [6 J$ E2 x g5 j0 ~. A/ I$ @
/ {/ S- g4 X; B& B9 r% _14．他是否有个人学习计划?8 E! T) j( u# ]4 V4 R" U o$ R
! u' b9 @0 }+ [0 x8 }7 D% {是否学习管理方面的知识或参与管理活动?) _! g* n* F- V/ z
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是否愿意更多地了解你的工作、你的同事、你的顾客，你的行业?
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15．他语言表达是否清晰?
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) b7 Z' T+ f6 T4 N; [1 K% I6 {# ]5 J能否以书面或口头方式简要汇报情况?
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. @8 z/ |2 E' i2 R* ~2 _能否准确地传达你的指示?
4 K( Q! k! }# ?4 }# |
3 [+ e& e) C, S5 f8 O! r, A能否了解你关于某项政策和行动的想法，并把它准确地传达给别人?: C. {6 ^: Q) T' v6 \1 m- O( h q
6 _6 Q5 v+ l; @* u- |- ~- _: O16．他是否按时完成每天的工作?1 i* V$ P7 x! ~2 y- e, n
" s3 N* \' I9 E+ {6 |$ Y是否根据需要自愿在休息时间加班?
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* b* X- {8 P4 `. [8 F& u领导测评办公室人员的20道题目
@3 x: B8 G% K/ ~% s: F$ L9 D" z, r- R2 p
17．他能否像管理者那样，必要时将未做完的工作委托他人，并督促他人完成?
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18．在你不插手的情况下，他能否替你处理好每日的例行公事?
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F. n9 I0 _, Z5 ` Q& F19．在调研工作中他是否称职?( Y# V/ c. g% _, C6 H* `4 l
0 C6 t3 m6 |1 |+ J% K0 p能否收集资料、调查事情经过，并写出有事实、有分析、有建议的调查报告?+ H+ w, @$ l8 [0 n+ M
, i( M E, j5 T. N$ o20．他是一个细心的人吗？能否记住一些重要日期(如纪念日、某人生日、传统节日、假期等)，代你为上级、家庭或顾客安排好庆祝、慰问或相应活动?
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& D/ O; B: Q) e) M( I5 e启示……5 n; D C* i* ?6 ~! r+ s+ [8 M
" }. l( {7 ~+ L* O) g2 c二、加强办公室建设: m: r& u; D y2 F$ n
/ B& G9 b m( c3 R( `" O( u（一）办公室建设方向
, B# e* l( C8 ~& }' I, k
; \+ H/ f% w6 i8 B" ?0 _1、不断优化硬件和工作环境
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2、积极推进建章立制工作
/ g; x9 W, P- c6 s! E+ \) x+ c9 Z8 |* D1 O" N; q& g# `$ Z3 R
3、努力营造和谐人文氛围8 l' Y5 f6 s3 W) o9 R( I+ G
4 M" D$ j; @3 l9 H* ^" m: u
4、大力倡导团队精神7 i" b9 a% A- ]! F* ^( T
7 _! A: F% Y7 g, j! @3 X（二）建设“形象工程”——办公室礼仪常规' ` I2 v0 H, H |
" e: N, L, J: C
良好的礼仪形象" h% Q/ L1 @# F7 n1 m# M7 q/ X
' z' w: Z& o/ x5 n& R' i良好的电话形象
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良好的文字形象+ K2 _. i: y! J# d
+ |1 B( M; j8 q% |
良好的语言形象
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二、加强办公室建设
% p& }+ M5 K: ?# Z1 J$ [7 S
U: x! o' R9 U& l' I（三）人人争作办公室受欢迎的人员
# b. |4 c; y' {+ j9 Q6 A* J# h2 B) t, s! |7 K
1、分内工作决不推托，并主动协助同事工作；/ p( J5 ]# _. ~, Z) A. P2 |7 H
% k. c8 F5 M% ?
2、掌握自己的情绪，做情绪的主人；
8 H2 X# n( O+ z
7 p2 G" i t2 X4 N6 v! Z3、把同事当作客人，尽力做到同事满意；9 E* M- p2 ~2 y& n( R
/ a" f* W- _' e5 Y3 e6 y4、懂得鼓励他人，用赞扬代替批评；
( k" O; J6 C. O7 Y# }2 _$ x" u" }" Y$ n9 l( E
5、随时让同事知道你对他的感激；* q; v$ ~' m! M0 @ ]; J; U' G+ i# {
2 X- O; t2 h' I. g; r* D# F$ t N2 `6、尊重个人隐私，公私之间分明；
}" c+ P' z8 q, a b t$ x
( W! ^1 L T$ x' I; O& Q2 y7、乐于向同事提供资讯与经验，分享成功快乐；
& o9 P( U+ H# n/ l: s# f/ [* p% E* o3 i$ d! M
8、不居功自傲，有容人雅量。% y- W- M7 `+ q3 g6 i
) [8 }! m2 m) u2 n0 l: b( v2 v三、办公室办会工作基本规范! @5 Q. u( F3 ^4 j& m+ p, e ?
& D% ]3 R) d& U& p. X# @（一）会议服务的基本内容会前准备工作( }. d5 I: H$ Y! f5 M& t2 m+ C
3 [8 N2 S* P( B X+ _( F. S5 z6 J( s0 I1、设立会议承办部门和服务机构
3 s7 q* j) G5 f k3 e, v) ~" [) K3 i. q- Q$ x
2、协助领导确定会议目标和议题1 b0 x) \0 m; J3 S& W+ J: R3 f, R( a
4 `1 p: z# G h; o" |" b4 |
（1）确定会议目标
0 p5 V0 e* q7 e ?% u3 p) N1 y. Q6 {, C* F1 z" l% }- N
（2）拟订会议议题
9 t9 P3 t R# x- Y" A
8 g. o7 D& _+ `% ^3、拟订会议财务预算和会议方案) f% t! J9 e& [4 O! F, o
1 z+ f* Y/ D) x. p( w: v& j4 t' O（1）拟订会议财务预算
3 ?, s | _0 x1 Q# t# J9 |# D( L
$ a8 n' g- u4 A \2 e# T（2）拟定办会方案
, J ~# @+ [' v. b6 U6 K# K! Q& |# S9 t& s8 M. K& P2 b
（一）会议服务的基本内容
# a: w1 [; r. h' a+ p! | Y8 U. v9 Q
' R" Q$ K ]3 j8 o) R$ N7 {* {会前准备工作& x+ d) ^1 T( J( \0 A1 q7 ^
& i; y/ G; E5 E) ~) T" ?4、确定会议的议程、日程和程序
3 Y. l8 P2 \6 a1 T/ G* W' a6 v3 D; n) x& M1 ]: d0 {' v8 Z( ?: k
5、分工撰写会议文件
7 V R3 A, ]8 l; w3 Z
1 \# ~' b* X- k! C$ k6、确定与会人员名单以及会议编组方案# V$ y5 r$ w4 x, M( R% ^3 Q
" r* a/ Z. p7 m$ O0 m% r* C
7、会场的布置工作
3 x6 o6 Y% m/ _# z
3 O# z6 W" i2 ]衷心感谢各位领导和同志欢迎大家批评指正愿与大家更多交流。
, U( E$ Z% H- i7 J$ O
5 _8 x7 p6 P) T" p% N y c4 l" F主讲：姬瑞环9 _( |$ k# W4 J7 c: V
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