写作入门之公文的基本常识

1、什么是公文？
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[解答] 是文书中最重要的一类，指文书中的公务文书。它是一个国家的统治阶级在管理国家、处理各种公务时使用的书面文字工具。在我国，公文是党和国家机关在领导党的事业和治理国家方面，用以表达意志、传递策令的文字工具和手段。在党的机关方面，公文是“党的机关实施领导、处理公务的具有特定效力和规范格式的文书，是传达贯彻党的路线、方针、政策，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告和交流情况的工具”；在国家行政机关方面，公文是“行政机关在行政管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。”
公文有广义与狭义之分。广义的公文，既包括2000年8月24日国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》中所规定的13种公文以及1996年5月3日中共中央办公厅印发的《中国共产党机关公文处理条例》中所明确规定的14种文件，又泛指党政机关常用应用文，一般称为“事务文书”。狭义的公文，则专指党和国家机关各自规定的正式、主要文种。
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2、什么是文书？
[解答] 是各种社会组织和个人在社会活动中为了处理各种公私事务而采用文字的方式在一定载体上形成并使用的具有规范体式的信息记录。具体包括两大类：一是各种社会组织在推动和处理国家、集体公共事务过程中所形成并使用的公务文书（此即广义公文）；二是个人、家庭和宗族处理自身内部事务过程中形成并使用的各种私务文书。从国家典章、政党纲领、政府文告、军队命令到承包合同、家事遗嘱、私人信件等等统统属于文书的范畴，系集合名词。
! v6 v# m6 d  g. \  ]* p3、什么是文件？
3 l0 f; o& {7 @4 r: ^[解答]特指公文中格式完备、现行效用很强的、比较重要的文字材料。它一般包括版头文件（红头）和无版头（平头）文件。版头文件是指版头用套红字体印制，如“中共中央文件”、“国务院文件”。
( y' {9 ~8 w4 M7 L) A+ K4 `! ]4、什么是公务文书？
[解答]它是党政机关、人民团体、企事业单位办理各种公务时使用的书面文字工具，简称公文。[见1]
5、文书、公文、文件三个概念有什么异同？
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* }( K0 W, }3 n+ G3 R" g[解答]“文书”、“公文”、“文件”这三个概念很难严格区分。从内涵来看，在许多情况下是通用的，具有同一性。比如文书的核心和主体部分是公务文书，而公务文书就是公文；公文既包括法定公文，也包括准机关常用应用文，而法定公文正是我们通常所说的“文件”。行政机关一般习惯将公务文书称为“公文”，而党的机关却习惯叫做“文件”。同时，行政机关一般习惯将公务文书称为“公文”，而党的机关习惯上却叫做“文件”。由此可见，文件、公文、文书在某种意义上是相同的，方向完全一致；但他们之间也有一定的区别，即文书的外延较大，公文的范围次之，文件的范围较窄。除此之外，还有一点，文书是一个集合名词，泛指在各种公务活动中产生的全部文字材料（私人文书除外），公文亦是如此，而文件却不然，它不仅是一个集合名词（指文件的全部），同时也是一个具体名词。
7 v1 Y" i7 b+ ]+ g6、什么是法定公文？
/ \3 M* h% l7 a8 t4 U[解答]通常是指党和国家公文法规中所明确规定的公文种类。其中《中国共产党机关公文处理条例》中规定党的各级领导机关使用的14种正式文件的常用种类是：决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要；《国家行政机关公文处理办法》中规定的国家行政机关公文的主要种类有13种，包括命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。据此，可以看出，法定公文与狭义的公文含义相同。
7、什么是准公文？
+ v- {  W# C, \/ z3 }) D2 f( }[解答]也称事务文书、机关常用文。是指除上述法定公文以外用于处理日常事务性工作所使用的文书，是一个庞大的文书组群。大至总结、计划，小至条据、便函，种类繁杂，素无定目。一般来说主要有工作总结、计划、规划、工作要点、安排、方案、设想、纲要、调查报告、简报、专用书信、讲话稿、工作研究、宣言、声明、讣告、悼词、规章制度（如办法、章程、细则、制度、守则、公约）等。
& f% t( ~3 k$ Z# J8、什么是专用公文？
3 Y5 `" M/ F0 b$ y& w( Z[解答]相对于党政机关、人民团体、企事业单位所使用的通用公文（法定公文）而言，那些只在一定工作部门和业务范围内，专供特殊需要而使用的公文即专用公文，诸如司法公文、外交公文、军事公文、计划公文、统计公文等等。

. F- Q  y7 m  ^9、什么是通用公文？
. E- }- b% x" w+ l[解答] 即指党政机关、人民团体、企事业单位及部队普遍使用的公文，它既包括各种法定公文（其中党的机关有14种，国家行政机关有13种，军队机关有13种），也泛指常用应用文，与广义的公文相同。
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' D5 g- L/ J$ E1 ?* O10、什么是党政公文？
* K+ g: }+ V: S& r+ t6 \* ?# E[解答]指中国共产党各级领导机关及国家权力机关、行政机关、军队机关、人民团体、企事业单位中党、政、工、团组织通常使用的公文文种，主要包括18种法定公文以及计划、总结、调查报告、简报、经济活动分析报告、决策方案报告、经济合同、招标文件、处分决定、述职报告、专用书信、大事记、讲话材料、规章制度、公关文书等。
. p; Z8 }3 A2 o2 S$ k) E) T+ o% w. r11、什么是红头文件？
[解答]通常是指来自于上级机关、带有红色版头的下行文。它代表着发文机关的权限，具有很强的权威性和效力。
9 O! q$ M& Z3 [. b12、什么是白头文件？
[解答]是指来自于上级机关，不带有红色版头，主要用于印发领导同志讲话的内部文件材料，一般带有密级，并标有份数序号。
6 w) M' U* c% D5 ^5 w2 Z13、什么是公布文件？
[解答]是指用于向人民群众公开传达或通过报纸、电台、电视台或网络向国内外公开宣布的文件，诸如公告、公报、通告、命令（令）、条例、规定等等即是。
7 e; ^; o. i( d/ @14、什么是内部文件？
[解答]有两种含义，一是指在组织系统、单位内部运行的公文，更确切地说，是指除了向社会公开发布的文件（如公告、公报、通告、命令（令）、法令、法规等）之外，均可归为内部文件；二是指限于机关、单位内部工作人员阅读，不可外传的文件。
15、公文的特定含义是什么？
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[解答] “公文”，具有自己极其严格的特定含义。公文的“公”，从一般意义上讲是泛指一切公共事务。但严格讲是党和国家机关的事务，其中包括党的机关、权力机关、行政机关、军事机关、检察机关、审判机关，以及党政机关在企事业单位和社会团体设置机构的事务。公文的“文”，主要是指按一定程式表达的书面文字。所谓程式是指一个领导机关及一定职守人员，在规定的权限内表达意志的形式，而这种意志一经表达，即发生权力关系。所以，私人文书不是公文；使用于非政治集团之间（如企业与企业、个人与企业、中国企业与外国企业之间），不显示某种政治权力的书信、契约、合同、广告、启事、厂规等不是公文；公文准备阶段的基础材料（如会议记录、工作日志、值班日记、拟文提纲等）不是公文；便据、请柬，大众传播媒介的新闻稿、广播稿，以及尚未形成书面文字的工作回顾、打谱、探询、商讨、讲话等也不属于公文的范围。
16、公文有什么特性？
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[解答]概括地讲，我国党政公文有以下几个方面的特性：
& G. |# f4 P6 d（1）作用的策令性。公文是传递治理国家的策令的，担负着其它任何文体都不能担负而且不允许担负的特殊使命。策令性是公文所独自具有的特性。在阶级社会中，策令是反映阶级意志的，这就不能不使公文具有鲜明的阶级性和服务于政治斗争的作用。
（2）特有的严密程式性。严密的程式性体现政治集团的权限和从属关系。严密程式是其它文字形式都不具有的特性。公文的程式，是一个领导机关或属于一定职守的人员在规定的权限内表达意志，而这种意志一经表达，即产生权力关系。作为公文程式的延伸，还有一个信符问题，即作为公文有效性的标志加盖印鉴。公文的构成有三个要素，即作为指导国家治理的政策思想，体现政治集团权限的行文程式，以及作为权力标记的信符。而作为三要素的组合体，是其它任何文体都不具备的。
（3）撰拟的专任性。公文的策令作用，带来了公文撰拟必须由指定的专人进行。公文撰拟的专任性是政治斗争的需要。只要有公文存在，这种撰拟的专任性就是不可改变的。正是这种撰拟的专任性和传递的严密性，保证了公文准确地履行表达政治集团意志的职能。公文撰拟的专任性，包括两种形式：一是职述，即由担负某种职务的人去撰写与其职务相称的公文；一是代拟，即指一级领导机关或领导者个人授权他人代拟公文。
* z- K: w6 P5 V& F0 }（4）严格的时间性。由于公文是解决公务活动中实际问题的手段之一，这种实用性决定了公文要快写、快发、快处理，以提高机关工作的办事效率。
（5）作者与阅者的特定性。公文必须有法定的作者，即指依法成立并能以自己的名义行使权力和担负义务的组织及其代表人。因此，公文的作者不是什么人都可以充当的。同时，公文行文的对象也是特定的，从起草开始就明确了阅者是谁，这种特定性也是其它文体所不具备的。

17、什么是公文的特定作者？
( m3 E$ c0 T& _  A. Y2 i[解答]公文具有特定的作者，这是公文与一般文章及文学作品的明显区别之一。所谓特定作者，如上所述是指依法成立并能以自己的名义行使权力和担负义务的组织及其代表人，不是指一般的私人。某一机关、团体、企事业单位内部不具有法人资格的处、科、车间等部门内设机构，对外不能充当公文的作者。
18、公文有什么作用？
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[解答]概括地讲，我国党政公文有以下几点作用：一是规范约束作用。国家各种法律、法令、行政法规都是以公文的形式制定和发布的，法规文件一经制订和发布生效，就具有维护社会生活的正常秩序，规范各项工作各种活动的作用，任何单位和个人都不得违反；二是领导和指导作用。在我国，中国共产党是执政党，党的各级领导机关经常通过它所制发的重要文件，组织和领导各条战线、各个地区的工作。在政府系统，国家机关的上级领导部门对所属下级机关，也经常通过制发有关指示、决定、通知等公文，对下级机关的工作进行领导和指导；三是知照联系作用。各级各类机关单位在处理日常工作和进行业务活动中，经常利用公文进行上传下达，左右联系，沟通情况，商洽工作，处理问题。这样，公文就起着联系公务和办事工具的作用；四是宣传教育作用。党和国家的各级机关制发的多数文件，既阐明了方针政策，又说明了道理和办法，不仅对下级机关起着指导工作的作用，而且对广大干部群众起着很重要的宣传和教育作用。有些公文就是为了进行宣传教育、统一思想而发，是广大党员和群众的学习材料。五是依据和凭证作用。绝大多数公文作为公务活动的工具和文字记录，在传达意图、联系公务的同时，也都具有凭证和依据作用。因为每份公文都反映了其制发机关的意图，收文机关依此作为贯彻执行或处理工作的依据。此外，像合同、协议、介绍信、证明等文书，其依据和凭证作用表现得就更为突出。在其转化为档案之后，仍可作为历史的凭证和依据继续发挥作用。
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19、公文如何分类？
( }; z6 B& }0 S1 K[解答]各种类型的机关都有自己的职能和业务范围，由于实际工作的需要，往往形成了许许多多不同类型的公文。一般有以下几种分类方法：
一是根据所起的不同作用划分，有法规性文件、计划性文件、指导性文件、陈述性文件、请示答复性文件、沟通情况性文件、宣传教育性文件、商洽性文件等。
! r3 v. l' |$ \3 C1 l/ V9 o二是根据不同的行文关系划分，有上行文件、下行文件、平行文件。
三是根据公文制发机关的不同性质划分，有行政公文、党务公文、法规公文、外交公文、司法文书、计划文书、军事文书。
四是根据文件来源及发出、使用的范围划分，有通用公文、专用文件、普发文件、单发文件、收入文件、发出文件、公布文件、内部文件。
五是根据文件的机密性质划分，有绝密文件、机密文件、秘密文件。
六是根据公文形成的载体形态划分，有纸质公文、光介质公文和磁介质公文。
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20、  什么是公文稿本？
$ _2 f4 V% t- L4 P1 \, ^[解答]公文稿本是指同一公文在撰写、审核、印制过程中形成的在形式、内容、作用上有所不同的文稿、文本。文稿主要是指未印刷公文正本之前的稿本，如草稿、修订稿、讨论稿等；文本，是指已印制好的公文的稿本，如正本、副本、修订本、试行本等。常用的公文稿本主要包括以下几种：
一是草稿。是公文的原始稿件，供修改、讨论、审批用，是原始的非正式文稿。按成熟过程可分为一稿、二稿、三稿……修改稿、讨论稿、征求意见稿等，内容未正式确定，不具备正式公文的法定效用。除部分重要的规范性公文外，通常情况下不作为正式公文归档保存；
二是定稿。即内容已确定、已履行法定生效程序的最后完成稿，它是文件的标准稿本，是印制正本的标准依据，具备正式公文的法定效用。定稿一经确定，非经法定作者的允许，任何人不得对其随意修改，否则无效；
三是正本。是根据定稿制作的供主要受文者使用的具有法定效用的正式文本。其内容必须是对定稿的完整再现，并具有标准格式并签署或盖章，以标明公文的真实性、权威性、合法性和有效性；
四是副本。亦称抄本，是正本的副件或复制本，主要供参阅、备查之用；五是存本。指留存的正本，备工作查考之用；
六是试行本。一些法规性文件，在内容尚不成熟、需要在实践中进一步检
8 `* K( W% V3 n. R验之时，先以“试行本”发行并试用；
' y7 \3 {) x3 [7 B7 b# _7 Q5 ]- H; s$ N七是暂行本。是指无法制订完善的公文时暂时制订的一种文本，它只在规
定的暂行期间具有法定效用。
" a$ `. w6 X5 c0 L+ R八是修订本。是指已发布生效的公文经过一段时间的实践检验，重新予以
' K2 E" Q5 d" P( A8 P; A修正补充后再行发布的文本。修订本生效之日，即是原文本失效之时。
! n& N6 L, ]  v5 K4 _* ]九是各种文字本。包括国内各少数民族文字本和各种外文文本，必要时须
规定标准的文字文本。公文的不同稿本具有不同的法定效用和价值。
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21、什么是公文语体？
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; z4 V+ E+ _* Q( C. P4 W1 f2 z) B[解答]语体在修辞学上的使用有两个意思，一是指语体文，即白话文，与文言文相对；二是语言的功能风格，它是人们在不同的社会生活领域内进行交际时，由于不同的语言环境所形成的一系列使用语言材料特点的综合。通常所说的语体主要是指后者。语体可分为说话语体和书面语体两大类，后者又具体分为科学语体、艺术语体、政论语体和事务语体。公文语体是事务语体的分体之一，它是人们在公务活动中形成并使用的。公文语体以实用为目的，就这决定了它的语体风格是平实、简明、庄重。由于公文是讲实用的，在运用语言时就必须把着眼点放在明确表意和加快交流速度上，这就要求写得平实、简明；又由于公文具有一定的权威性，在运用语言时就必须考虑如何保证执行办理的效力，这就要求写得庄重。
22、什么是公文的时效性？
8 @  d7 W; U. e6 T" m, ~' J[解答]时效性是指任何一份文件都具有一定的时效，没有时效的文件是不存在的。时效的产生，除文件中明确规定生效的时间外，所有文件都以“成文日期”为生效时间。文件时效的丧失，一般有两种情况：一是明确宣布被某一新的文件所代替，从新的文件产生之日起，原某一旧文件的时效即行停止；二是随着客观形势的变化，有些文件的时效自然地被终止。
值得注意的是时效性与时限性的区别。在有的时候，时效性与时限性是一致的，例如在有些法规性公文的实施告一段落后，新的法规性文件随之诞生，其中有些内容在停止执行后或许还有效力，在这种情况下，时效性与时限性是一致的；如果没有效力，则二者就有所不同。时限讲的是时间限度，超过时间，作用即行丧失；而时效性讲的是效力，超过时间，其效力即社会作用仍然存在。

% X( D  D1 Q# K* H23、什么是公文的强制性？
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( e- a0 L; r' p$ m[解答]党政公文、法律文书的强制性集中表现为它的执行作用，它要求人们“令则行、禁则止”。行政公文具有法定效力，在法定的时间与空间范围内，能够对受文者的行动产生强制性影响，具有行政约束力，受文单位和个人必须按其要求遵照执行。特别是法律文书，其对受文单位和人员在法定时间和空间范围内具有更为明显的强制作用，任何单位或个人都不得违反，否则就要承担因此带来的后果。

24、什么是公文的程式性？
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[解答]程式性是指公文的惯用格式、写作层次与转述来文的方式。惯用格式即指具有一定的写作格式，这种格式有的是国家公文法规中明文规定的，有的则是约定俗成的，如文件、条据、诉状、合同、契约、讣告、启事、海报、专用书信等无不具有不可随意改变的一定格式。写作层次，主要是指公文在篇章结构上的一系列技术性要求，诸如标题摘由、篇前撮要、段头显旨、分项标号、分层列段等。转述来文的方式，是指转述公文时，要加“文件头”，以之作为主件，将文件“运载”出来，被转述的文件则列为“附件”；在公文处理实践中，明确规定下级转述上级的来文称做“转发”，上级转述下级的来文称做“批转”，平级机关之间相互转述来文也叫“转发”。拟定“文件头”，一般要写明三点内容：一是表明对被批转、转发文件的态度：二是强调被批转、转发文件内容的意义；三是提出贯彻或办理的要求，要注意讲究针对性，做到开宗明义，讲究实效。
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( y$ m. Z% r( f, @/ o' j* H25、什么是公文的真实性？

2 Q, q- G" b, c  Q8 k( h [解答]文学作品的真实性，要求的是艺术的真实，允许艺术虚构。公文的真实性与此不同，它要求的是事实上的真实与方针政策上的真实，这是公文写作的一大特点。事实上的真实，是指所反映的事物是实实在在的，而且其中任何一个细节都必须是客观存在的，不得有丝毫的出入，是绝对的真实。方针政策上的真实，即党和国家方针政策的制定是以客观存在为科学依据的，正确的方针政策体现着客观事物的规律性。公文的内容只有符合党和国家的方针政策，才能符合客观规律。公文的真实性，是事实真实与方针政策真实的有机统一。
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26、什么是公文的实用性？

. R" L/ T$ g5 ?( { [解答]公文的实用性是与文艺作品的非实用性相对而言的。公文的实用性主要表现在：
（1）在内容上，要把现实的针对性与马列主义、毛泽东思想、邓小平理论、“三个代表”重要思想以及科学发展观理论的真理性紧密结合在一起，以发现、提出、解决现实存在的问题为其写作目的。
& n, v, d+ e) |（2）在形式上，具有一套为其内容服务的相应的体式，包括写作结构、格
式、语言，都带有一定的惯用性。 在内容上要求得体，不猎新奇，这就是公文实用性的精髓。
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一、什么是公文？
) r6 w- Q0 b' {6 E' [公文是一个国家的统治阶级在管理国家、处理各种公务时使用的书面文字工具。现在，公文是我们党和国家机关在领导党的事业和治理国家方面，表达意志、传递政令的文字工具和手段。行政机关的公文，是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书。
( @0 M; @) J+ L, D  X9 y: O公文有广义与狭义之分。狭义的公文，是指党和国家行政机关各自正式规定的文种。现在，党的各级领导机关使用的14个正式文件种类是：决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要。国家行政机关公文的种类主要有13种：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。党政机关明确规定的上述文种合计为27个。其中9个是相同的，即决定、意见、通知、通报、请示、报告、批复、函、会议纪要；不同的也是9个，其中属党的机关的5个：即公报、指示、决议、条例、规定，属国家行政机关的4个，即命令（令），议案、通告、公告，这18个文种，公文学界称其为法定文种。广义的公文，除上述法定文种外，还包括党和国家机关常用的应用文，其大至总结、计划，小至条据、便函，种类繁杂、素无定目.一般说主要有综合性工作总结、计划（包括规划、工作要点、安排、方案、设想等）、调查报告、简报、专用书信、讲话稿、讣告悼词、规章制度（如章程、细则、制度、守则）等。
二、公文如何分类？
党政公文的分类，一般有以下分类方法：
) d7 l6 l# i, T3 v" D* R3 w9 V* u1、根据所起的不同作用分，可分为：一是法规性文件，如章程、规定、条例等；二是请示答复性文件，如请示、批复；三是陈述性文件，如综合性总结、工作情况报告、调查报告；四是沟通情况性文件，如通报、简报；五是计划性文件，如计划、规划、工作要点；六是宣传性文件，如讲话稿；七是商洽性文件，如函。
+ y$ W. u3 a! D0 u4 Z- T  a2 _$ g2、根据不同的行文关系分，可分为：一是上行文，即下级机关向上级机关的行文，如请示、报告、意见；二是下行文，即上级机关对本机关下属单位的行文，如指示、意见、决定、决议、通知、通报、会议纪要、批复；三是平行文，即指平行机关或不相隶属的机关（即没有领导或业务指导关系的机关）之间的行文，如函。
3、根据公文制发机关的不同性质分，可分为： 一是行政公文，即国家行政机关和企业、事业单位内的行政机构，处理日常工作使用的文件，如命令、通知、通报、请示、批复、报告、意见、会议纪要、函等；二是党的文件，即党的机关和组织制发的文件，反映党的领导活动和党的组织建设、思想建设等，如章程、条例、规定、准则、决定、决议、请示、指示、报告、通知等；三是法规文件，即由国家权力机关和行政机关制定和颁布的法律、法令、和行政法规，如规定、条例、规则、办法、细则、守则等；四是外交文件，即外事活动中专门使用的文件，主要有国书、照会、议定书、备忘录、护照、条约等；五是司法文件，即公、检、法等机关部门，依法处理各类案件中产生、使用的文字材料，主要有立案报告、破案报告、通缉令、起诉书、公诉书、判决书、抗诉书、调解书等；六是军事文件，即是军队内部及军队与军外单位往来使用的文字材料，如命令、通令、布告等。
4、根据文件来源及发出、使用范围分，可分为：一是通用公文，如党政机关规定的公文；二是专用公文，即在一定业务范围内，按照特殊需要专门使用的公文，如外交公文、司法公文、军用公文等；三是普发文件，指上级机关对所属下级机关发的指示、通知、通报等下行文；四是单发文件，只针某一机关所发的文件，只需主送一个机关；五是公布文件，即向人民郡众公开传达或通过媒介向国内外公开宣布的文件，如公告、布告、通告、命令等；六是内部文件，即党、政、军机关用企事业单位内部使用的文件。
5、根据文件机密的性质分，可分为：一是绝密文件，指涉及国家核心机密内容的文件，一旦内容泄露会使国家安全和利益受到特别严重的损害；二是机密文件，指涉及国家重要机密的文件，泄露内容会使国家安全和利益受到较大损害；三是秘密文件，指涉及国家一般秘密内容的文件，内容泄露会使国家安全和利益受到一定损害。
9 X5 t3 v. g, m1 J6、根据文件紧急程度分，可分为特提、特急、急3种文件。
, _, Z8 S4 v! l6 v2 h* [- v0 G三、公文有什么特性？
0 ]- W+ y; C6 X# s. v" b2 Q概括地讲，我国党政公文有以下特性：
9 `2 I! Q6 d( l- i/ ?3 `1、公文作用的策令性。公文是传递治理国家的策令的，担负了其他任何文体都不能担负而且不允许担负的特殊使命。策令性是公文所独自具有的特性。在阶级社会中，策令是反映阶级意志的，这就不能不使公文具有鲜明的阶级性和服务于政治斗争的工具作用。
2、公文特有的严密程式性。严密的行文程式是其他文字形式都不具有的特性，它体现政治集团的权限和从属关系。作为公文程式的重要方面，就是公文要加盖印鉴，作为公文有效性的标志。公文的构成有三个要素，即作为指导国家治理的政策思想，体现政治集团权限的行文程式，以及作为权力标志的信符（印章）。这三要素的组合体，是其他文体都不具备的。
3、公文撰拟的专任性。公文的策令作用，使公文撰拟必须由指定的专人进行。公文撰拟的专任性是政治集行权力的需要。只要有公文存在，这撰拟稿的专任性是不可改变的。正是这种撰拟上的专任性和传递的严密，保证了公文准确地履行表述政治集团意志的职能。
4、严格的时间性。由于公文是解决公务活动中实际问题的手段之一，这种实用性决定了公文要快写、快发、快处理，以提高机关工作的办事效率。
: B/ T; P6 u5 \3 b3 d% k# F5、作者与阅者的特定性。公文必须有法定的作者，即依法成立并能以自已名义行使权力和担负义务的组织及其代表人。因此，公文的作者不是什么人都可以充当。公文行文的对象也是特定的，从一起草文件开始就明确阅者是谁。这种特定性是其他文体所不具备的。
四、如何区分近似文种？
; ~* G) P  G, W" F公文中有些文种的名称、性质或作用、特点是非常近似的，使用者往往出错。选用时要十分注意。
1、公报与公告。这两个文种近似在“公”字上，即均是党和国家用来向国内外公开宣布、告知某一重要事项的，是非常严肃庄重的公文。不同点主要表现在：公告，多用于宣布重大消息，内容一般十分简要；公报，则一般比较详细具体的报道某一重要会议或重要事项的内容
& j% G/ ^3 W2 O# S: Q) K0 R5 f, E2、公告、布告、通告。这三个文种近在“告”字上，即均属告知性的文种，它们均可过媒体或在社会上张贴的方式等加以公开发布。不同点主要有：一是从使用者看：公告的制发者主要是党和国家的高级机关；布告的发布者基本是国家的各级权力机关；通告，上至国家的高级机关，下至基层机关均可使用。二是从公布的内容看：公告内容的重要性大于布告，更大于通告，是郑重宣布重大事件和决议、决定的；布告和通告主要是用于发布应当遵守或周知事项的。三是从公布的范围看：公告是面向国内外的，范围最广；布告是面向国内社会的；通告主要是针对社会的某一方面，用于局部范围。
3、决定与决议。这两个文种近在“决”字上，即均属决策性文件，都是上级机关对某些重大问题的处理或重要工作事项所作的决策规定性的意见或措施、要求，又同属下行文；它们的不同点，主要表现在：决议的内容必须是经过会议集体讨论并表决通过的；而决定则不一定，有的决定是经会议集体讨论通过的，也有的是由某一机关直接决定的。
4、通知与通报。这两个文种近似在都有一个“通”字。“通”在这里是传达的意思，“知”和“报”都含有知道的意思。两者都是下行文。其不同点是：通知，是知照性公文，其内容侧重于对被通知者直接提出要求，有明确的事项告知和明桷的办理要求；通告，是陈述性公文，其内容侧重于说明、介绍某一事情或问题的情况，制发者可提出要求，也可以不提任何要求。
- f# S$ D: m0 |: K5 j5、批示与批复。这两个文种近在一个“批”字上，即上级对下级的公文表明意见，均属下行文。它们的不同点是：批复，关键在“复”字，是针对下级部门上报的请示请求事项作出答复，批复需正式行文，批复的主送机关必然是上报请示的单位，如对其他单位也有参考价值，可列为抄送单位，；批示，“示”在这里是指点、指导的意思，是上级领导在下级部门上报的没有要求答复的文种（如报告、总结、计划、调查报告等）上所作的批注、批语，批示有针对来文单位的，也有批转给其他部门的，批示有时需同时送多个部门。
6、通告与通知。这两个文种近在一个“通”字上，是用来传达上级机关的意图和要求的，都有告知的意思。其不同点是：通告，是普遍告知，告知的范围广；通知，有特定的告知范围。因此，在肯体使用上，凡是需向社会上公开告知人们遵守某一事项时，应使用公告；内部行文告知下级全部或部分单位办理某一事项时，应使用通知。
, P7 e5 l! l) \4 Q! s* J+ f7、请示与报告。请示与报告是两个根本不同的公文文种，但混用的现象相当普遍。它们虽同属上行文，但两者之间有严格的具别：一是作用不同。报告，是向上级汇报工作、反映情况、提出建议、答复上级机关询问使用的文种；请示，是向上级机关请求批示、批准使用的文种。二是对上级要求不同。报告，旨在向上级告知情况（求知），不求批复；请示，既要向上级告知情况，更要求上级作出批复。三是文种性质不同。报告，是陈述性的上行文；请示是请求性的上行文。四是行文的时候不同。报告，是事中或事后行文；请示，是事前行文。五是结尾用语不同。报告结尾用语：“专此报告”或“以上报告，如有不妥，请指示”；请示结尾用语：“妥否、请批示”或“以上请示，请批复（批准，审批）”。
8、函与便函。函与便函都是用来传递信息、互通情况、商洽问题、联系事务用的。不同的是，函是法定的公文之一，必须具备法定的公文格式，如需要编写发文字号，需要加盖印鉴；而便函不是法定公文，不需要编写发文字号，便函就是简单的书信，有抬头、正文、落款、日期即可。
9 b% ]% D. |8 {8 q( u五、怎样确定和使用文种？
8 V0 ~* X& X/ ^' g' x( U1、文种名称的确定和使用，必须送遵照党和国家公文管理的有关统一规定，不能乱起名称。法定公文的18种名称，按规定只能单独使用，不能加以合并。目前在一些单位中出现的“请示报告”、“意见报告”、“告示”等，就是把两个不同文种名称合并或缩并在一起使用，这种做法是不严肃的。
2、文种名称的确定和使用，要依据制发文机关的的权限，不可超越职权。如公告，只有党和国家才有资格使用它，而目前有些单位招生、招干、征文、迁址、开业等，滥用“公告”的做法，是一种越权行为。
! D" L1 j( k" r+ p" g4 A3、文种名称的确定和使用，要依据行的关系，要考虑与收文机关的组织关系。收文机关是上级组织的，只能采用“请示”、“报告”“意见”等；向下属组织进行发文，一般应选用“通知”、“指示”、“决定”、“决议”、“通报”及“会议纪要”等文种名称，向平级单位或不相隶属关系的单位行文时，主要是使用“函”。
4、文种名称的确定和使用，要考虑发文的具体目的与要求。比如，同时向上级行文，目的是向上级要钱、要物、要人员、要编制、要政策等，应用“请示”；用于向上级汇报工作、反映情况的，可用报告；用于向上级反映工作意见，请求给于支持的，可用“意见”。
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发文办理
　　
    发文办理指以本机关名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。　　
% x5 ^7 Y( q& w7 `( V    草拟公文应当做到：　　
, H9 s+ e8 N" m. Y: Z* L- t    （一）符合国家的法律、法规及其他有关规定。如提出新的政策、规定等，要切实可行并加以说明。　　
    （二）情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。　　
    （三）公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。　　
    （四）拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度，不得滥用和虚标。　　
3 y, H  M% H( d1 j: @% |, f, y    （五）人名、地名、数字、引文准确，引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。　　
1 F  h" k' c- _7 r7 U/ z$ O    公文中出现音译的人名、地名，应当使用准确、规范的汉文代字。　　
/ {+ l( h6 |: u, F5 @' \    （六）结构层次序数，第一层为“一、”、第二层为“（一）”，第三层为“1．”、第四层为“（1）”。　　
    少数民族文字公文可按其习惯书写。　　
1 [' A5 W" d9 c- A    （七）应当使用国家法定计量单位。　　
    （八）文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。　　
7 T. v9 N7 p5 C    （九）公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。　　
    少数民族文字公文从其习惯。　　
3 i. ?$ C" M6 d; u6 `- {1 p    拟制公文，对涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应当主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办部门的主要负责人应当出面协调，仍不能取得一致时，主办部门可以列明各方理据，提出建设性意见，并与有关部门会签后报请上级机关协调或裁定。　　
    公文送负责人签发前，应当由办公厅（室）进行审核。审核的重点是：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合《国家行政机关公文处理办法》和本实施细则的规定等。　　
! l- c7 P8 k5 S$ ]% C    以本机关名义制发的上行文，由主要负责人或者主持工作的负责人签发；以本机关名义制发的下行文或平行文，由主要负责人或者由主要负责人授权的其他负责人签发。　　
+ e$ P1 [% d) L- c- q+ W  z+ x    签批公文，主批人应当明确签署意见，并写上姓名和日期，其他签批人圈阅视为同意。非特殊情况，机关负责人一般不接收和签发未经本机关办公厅（室）审核的文稿。　　
7 v( }! K( W! V5 a; R    公文在正式印制前，文秘部门应当进行复核，其重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。　　
    经复核需要对文稿进行实质性修改的，应按程序复审。 　　
     
收文办理
" R1 @* m8 ]; _! n　
    收文办理指对公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。　　
    收到下级机关上报的需要办理的公文，文秘部门应当进行审核。审核的重点是：是否应由本机关办理；是否符合行文规则；内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定；涉及其他部门或地区职权的事项是否已协商、会签；文种使用、公文格式是否规范。　　
; |& w% x; [* [* N* K/ a    经审核，对符合规定的公文，文秘部门应当及时提出拟办意见送负责人批示或者交有关部门办理，需要两个以上部门办理的应当明确主办部门。紧急公文，应当明确办理时限。对违反《国家行政机关公文处理办法》和本实施细则的上报公文，经有关领导批准后，退回呈报单位并说明理由。　　
- {+ ~! a: N) G! b" n7 G' n    收到上级机关下发或交办的公文，由文秘部门提出拟办意见，送负责人批示后办理。　　
    承办部门收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明。对不属于本单位职权范围或者不宜由本单位办理的，应当及时退回交办的文秘部门并说明理由。　　
    送负责人批示或者交有关部门办理的公文，文秘部门要负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。 　　
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公文归档
　　
) m, G, e0 \. [( i8 ~' f- {    根据《中华人民共和国档案法》和《自治区实施〈档案法〉办法》以及其他有关规定，行政机关在工作中形成、办理完毕并具有查考和保存价值的公文、材料、领导批示等，应及时整理（立卷）、归档。　　
    归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理（立卷），要保证归档公文的齐全、完整，能正确反映本机关的主要工作情况，便于保管和利用。　　
    联合办理的公文，原件由主办机关整理（立卷）、归档，其他机关保存复制件或其他形式的公文副本。　　
# l: j1 [! G/ `- f& Y5 w: F' o    本机关负责人兼任其他机关职务，在履行所兼职务职责过程中形成的公文，由其兼职机关整理（立卷）、归档。　　
    归档范围内的公文应当确定保管期限，按照有关规定定期向档案部门移交。个人不得保存应当归档的公文。　　
3 o2 r  r/ }. A    草拟、修改和签批公文，不得使用圆珠笔、铅笔或彩色笔，纸张和字迹材料必须符合存档要求。汉文文稿左侧装订线外，不得签批和修改。　　
     
公文管理
　　
    公文由文秘部门或专职人员统一收发、审核、用印、归档和销毁。　　
    文秘部门应当认真贯彻《国家行政机关公文处理办法》和本实施细则，建立健全本机关公文处理工作的有关制度。加强对公文的审核把关，严格执行办文规则和程序；对不符合规定的公文，文秘部门可以不予办理，退回呈报单位，并定期进行通报。　　
7 A) W1 p% v8 u    上级机关的公文，除绝密级和注明不准翻印的以外，下一级机关经负责人或者办公厅（室）主任批准，可以翻印。翻印时，应当注明翻印的机关、日期、份数和印发范围。　　
) M2 p( ^. a! w/ j; r$ I    公开发布行政机关公文，必须经发文机关批准。经批准公开发布的公文，同发文机关正式印发的公文具有同等效力。　　
& j# T- V0 Z8 z  O, \' G- w    公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖复印机关证明章。　　
0 z; L9 C+ \+ `5 _% N0 r6 q    公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。　　
+ l/ C' k) ~- L    销毁秘密公文应当到指定场所由二人以上监销，保证不丢失、不漏销。其中，销毁绝密公文（含密码电报）应当进行登记。个人不得擅自销毁公文。　　
( O% S- f, K8 j0 z/ g    机关合并时，全部公文应当随之合并管理。机关撤销时，需要归档的公文整理（立卷）后按有关规定移交档案部门。　　
; [2 q2 J" e4 X, V8 H) K: F    工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。　　
. P% j2 F! {9 S5 ?8 @    其他机关工作人员需要查阅本机关公文案卷，必须持有介绍信。查阅密级公文案卷、重要公文底稿，并摘抄部分内容的，需经秘书长或办公厅（室）主任批准。成卷公文不得外借。