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网友提问： & n% e# k. D3 {5 v* t# n- Q
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现在是文山会海的时代，会议特多，当秘书的经常疲于应付，不知有什么好办法，做好会议筹备和组织工作？ ; O7 N6 Y6 y3 |0 M( |1 ^
, K, F9 x9 e& J老秘回答： 0 G, U# Z3 d- t" h: A
, T9 x; \: l, R会议管理是门大学问，需要实践中多积累和总结。这里有前辈们归纳的会议管理101招，希望对你有所启发。 9 Z0 Q4 _. i a/ v2 v7 V/ k
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●使会议开得卓有成效 2 f1 A7 ]1 P# ^5 J5 R
开会要花费宝贵的时间和金钱。故而会议要在有必要时才开，并且要开得简短有效。
% K: I$ D I8 K5 Q' U 1.每次一开始就让大家都清楚会议目的。
1 Q# b9 G* K$ C( ]$ t1 l0 E 2.如果某个问题不开会也能解决，就不要开会。
& n; w; }: j) {$ g 3.要认真考虑，是甚么使会议成功，反之又是甚么使会议不成功。
, H( ^8 ~3 b4 d# K" L i 4.要考虑：如果不开这个常规会议又会怎么样。 " w8 `! E4 v: j
5.请记住，上级主管参加会议会抑制讨论。 : \' U$ I& O0 [' r' \
6.在工作场所以外的地方举行会议，大家都会觉得轻松。
6 U- Z+ E- G. N: H8 _! d 7.要熟悉正式会议的各种程序规则。 1 y0 S G" k; z+ W
8.要注意正式会议所具有的一切法律要求。 $ h) A9 H- w0 ~9 D E9 w3 c4 ?" Z
9.开会前先通知与会者，要他们注意会议讨论的重点。 - ]7 [: S- E k/ x" m6 A
10.信息要加以选择，避免过多。 1 z3 G, p. P. q% `, p6 O" p( n+ J- S
11.组织视像会议和打出会议电话时要考虑世界各地的时差。
1 i/ g3 ^+ x' m/ f3 v 12.通过限制网上会议时间使会议完善。
& w* j! p' i6 t- s/ Z* S 13.电话会议上发言时要重复你自己的姓名。
/ ~' I4 Y1 u' C8 @ 14.仔细考虑你要召开的会议的类型。
, g8 g/ L, A5 Y/ C3 U3 F 15.会议要尽可能小，以免分散注意力。
# J2 @7 Q8 d* ~3 G 16.在容易看见的位置上放一个表或钟，以便掌握时间。 # ?0 D& t2 s& ^. Z: t/ g! K
17.凡辅助文件均应与议程一并发出。
8 k4 v' Z* n Q% Y5 I8 d% V$ P 18.会前先拉几个盟友。 - H% o, v% W# x" L: D
19.开会前必须确信一定能达到会议目的。
/ ^# S2 _, w" u4 R 20.只要有人偏离会议方向，立即提醒他们注意议程。 * ?5 I7 P3 W+ J9 ^
●会议准备
* P; A6 @" P6 {6 { 为准备会议花的时间是不会浪费的。确信正确的人于适当的时间、适当的地点前来参加会议，并确认他们能作出正确的决定。
: Q% ?5 m+ k( J N. D# t3 U8 z 21.要考虑与会者在群体合作状况下的工作情况。 3 r% Q0 y" O: y8 x/ @( I
22.决定开会时间前要先考虑交通时间。
3 d4 T; E K( M# B2 h- s, S# E 23.如果人们不能出席则应该重新安排会议。 % `2 B0 h% y4 W6 p6 d
24.在议程各个项目旁列出发言人姓名。
8 i8 n' w, g6 j- x# b9 k* Q 25.要避免在低效能时间开会，如午餐刚结束后。 ; w) e1 }1 M$ Y$ O/ Q [, J' P
26.任何议程变动都必须通知主持人。 1 u( U! T- s$ l1 l) w1 G
27.议程要尽可能短小简单。 8 r' |. @3 o! X, y/ Q$ W
28.尽量将议程限制于一页纸上。
; g" ^5 C9 R4 P/ b+ W. \ 29.最重要的事应该安排在议程的前面，要趁与会者精神状态最好时讨论。 4 y7 M: z- w) f5 i5 G/ R
30.要考虑须长途跋涉赶来开会的人所花的时间。
1 r! p7 G: v$ x4 ~: A2 P2 C 31.要确保有向残疾与会者提供便利条件的设施。 . A7 f% O5 |" e4 ?
32.必须将电话转移出会场。
: U7 k+ Y3 @# Q* D- e/ _7 u 33.将有可能出问题的会议安排在中立地开。
% q3 J9 T: [& { 34.要求你的后勤人员核实会场当地公共交通的线路站点、运行时刻表和季节变化。
' d* }9 H9 C: q 35.要找个确保没有干扰的会场。 % F5 L0 d' \2 @ p' Z; W+ P
36.要考虑多种座位方案后再选择最合适的一种。
2 C/ B3 C0 j3 \' L! V, s k# p 37.使用圆桌可使会议定调为非正式。 : C+ d) l* ?: R! d* h4 U! f
38.务必使全体与会者既能看见又能被看见。 7 \% `" x! R. @3 b
39.座位之间应有一臂长的间隔。 4 i! g2 Y1 E) v1 p0 Y+ O
40.不能让与会者受太阳直接曝晒。 1 b9 x# R* V0 N0 m: Y
41.要求与会者关闭移动电话和传呼机。
. }* ^! j5 N5 O: {' K& O6 {! }2 d 42.不要用很舒服的椅子，以防与会者打瞌睡。
* h2 }/ L- N5 C6 `* z 43.开会前要检查所有的视听辅助是否完好。 ' Y1 n0 ]4 d6 ^6 I# k1 [! a& E* o7 M
44.要谨防会场过度提供酒菜牟取额外利润。 4 j7 e2 ]& z; {' F/ e/ ]
45.要确保特殊饮食在需要时能有供应。
* i: M0 z9 ]9 t3 C$ ]! {4 N 46.会前不要喝太多酒，酒很难提高工作效率。 : [) v% `7 z; Q; p: Z l) l/ _
●出席会议 7 J7 z5 x8 K& w: d q9 V" @0 z
一个会议的每个参加者都有责任确保会议达到目的。故而要预先准备，积极发言，使每次会议都有成效。 , q# K. c7 W9 S! U- @& p
47.会前拟出自己的发言稿。 0 `- {$ Q' ?' a2 ~8 z
48.和其它参与者在会前详细讨论并解决有问题的议案。 7 r, ] H+ }+ b
49.要保持积极的脸部表情和音调。
3 v/ K5 l e4 s* R2 u; P# H0 d 50.为自己的排练录像以检查说话是否清楚。
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, T( l* W% h6 j$ g4 H2 L* l+ g 51.开始发言前先作深呼吸。
- O# w/ H& }. K% n 52.既然一个意见是你自己的意见，你就应该信心十足地讲述。
# v. n) u |: C5 N$ s& q 53.不要打断别人发言，而应让他们畅所欲言。 2 O; d6 L7 ?* T' ~
54.要用不同的词汇讲述相同的意思，使之更生动有趣。 : H. {+ C* K6 m) C
55.谈判时要识别任何有一致性的地方。 ; x9 ]& r0 e* s" h$ _, ?
56.为使每次会议成功，你要尽到个人责任。
! a! ?1 X& J; t1 h4 M1 A 57.鼓励那些在常规会议上轮流当主席的人。
) P- n+ m& b& R' w6 h5 i" Z 58.即使你要否决某项动议，也要尽量找出至少一处共同点。 2 M$ o) l/ S6 X$ F7 y- c% y( Y" |
59.作为一名主席，要确信你能听得进各种观点。
( |9 X' R5 k" C) C+ q- I0 [) J9 o 60.必须按照议程顺序作会议记录。
# n4 [0 y8 t: X6 x/ \8 j. t( Y% y5 \ 61.建议主席在新会议记录定稿前先念一遍。
9 o: E& x7 O* z) X5 f) D4 A 62.根据会上所做笔记，会后立即写出会议记录。
. _7 U4 o% z: B) }! i% G 63.会议记录写完后，还要使句子简短中肯。
9 n3 ^# [8 }/ t& q: V$ H6 T ●主持会议
. L; G5 G7 D0 D( ^8 ^ 每个会议都需要主持人指导进行。如果你主持会议，最重要的任务就是必须确休每次会议顺利进行，成功结束。 , Z! F, A& ?( k4 F9 Q
64.要公开提问，鼓励每位与会者说出自己的观点。 + G2 x, ^ g. E7 b& W0 n6 O: r
65.要求某些与会者就你主持会议的表现作出真实的反馈。
4 _# u, [# x, ]- D5 f3 z 66.尽量于会前认识新来者。 * L: [5 l" }, q9 a
67.要于会前透彻研究主要观点的领袖。
8 ^# l8 {$ e( D# r" h( _+ h 68.将会议安排在午餐之前，这样就较容易按时结束。 3 n; L& s4 U4 n/ g5 ?; @
69.会议一开始就告诉与会者会议计划需进行多长时间。 1 U& O( K1 Y: V4 X6 j$ R8 l7 w
70.让迟到者知道他们的行为对会议不利。
O, p9 x3 G3 V2 e- ?! }' U6 g 71.要制止支流辩论和私下交谈。
( G3 ]# x+ u9 ~3 Q 72.请发怒的与会者谈谈发怒的原因，以此消弭愤怒。 ; J# H0 F+ L" {2 p5 n5 O
73.要用积极的响应鼓励迟疑的与会者。
( [' w% [! X2 v2 j. e* s 74.在与会者中寻找感兴趣的正面迹象。
( A, D; N# k. c0 R& ^ 75.如果有人必须在你之后发言，应注意他们是否不耐烦。
5 d6 s; S+ X0 N; { 76.可挑选出某些人，向他们提一些直接的问题，以引起辩论。 , I" a" `: y6 y, @; x
77.要掌握适用于会议的正式的纪律性程序规则。 ; W0 K* w2 {6 o
78.用片刻沉默将会议从争吵中带回到正轨上来。
* r7 `! x, M2 [* h/ L 79.必须清楚每次会议的规则。
+ P, }) W t6 R5 ?, O 80.开会时要尽量使大多数与会者站在你这一方，从而孤立捣乱份子。 % G/ j/ {6 L# p7 i1 d% T
81.要改变会议气氛，须先改变议题。 : f' l; i9 d3 B4 t8 f
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