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秘书在实际工作中，常会遇到这些情况：& T# R! g- b! S7 I
做会议记录，写着写着笔没水了；
- W$ `( k7 L ]1 k0 h" H' I, ^ 订文件时，刚订一下，订书机卡壳了； / \6 I" q) ]5 d& Z
用胶水时，找不到刷子； + r! ~; r' x* `6 _; i+ ~0 [
开会时间到了，找不到会议室的钥匙；
6 {2 M- z0 |* l* @7 e" h 类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。
! g7 B) Z( y7 s: e) H 这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。
: d3 W2 F6 S1 X0 } 工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢? # K. d( X+ ?- l& {/ h) e% U. o
1、准备2支以上的笔，经常带在身上。 4 D0 B( F3 w! l; j& X
2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态。 6 C6 _, g4 Y& y- R4 \
3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间。
4 c: R& T' J' P. Y 4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。 9 a! _5 v5 r) g r3 T
5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。 ! W& j! a# \ t6 G" Q
6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。
: P4 ^) h# ~! L5 \3 @( D7 _7 o) h# t 7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。
8 f& v. K+ T1 c2 L4 g: M5 @ 8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。 " [& ]0 F9 E' K8 i
以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意，东放一个，西放一个，为了提高工作效率，最好按照上面的提示做。 6 N8 Q9 c- X$ |/ M" j; M( o
作为秘书，办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书： ( g0 T- F" {) Y2 G4 ~; n
1、一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备。 ! N I3 z' B) r) s6 `
2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。 1 X9 j& i+ C4 [
3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽误事情的现象屡见不鲜。
4 q2 ~) Y7 y7 [1 y% U 4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。
0 c# Q& U, A1 m* `: E 5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。 5 V/ H( ?5 H4 v5 y0 z
6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。
9 {3 H* O2 D( s! B1 }: g* I 7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。
0 m) o* @# N) _7 D6 Z# f. Y 8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。
/ k( }- |8 {. B. m 9、与本职工作有关的表格。 5 N7 Y5 S) Z/ s4 p. b+ `2 N# b
一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。
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