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一.总则
/ p. \/ ?) ?" U2 ^! ] 对外接待是公司行政事务和公关活动的重要部分，为使对外接待工作规范有序，具有统一的公司形象，特制定本办法。
( n6 v& N; c8 w/ J( g 本办法适用于全公司各部门。 9 z9 s" j* S) x/ b: r5 j9 q
二.对外接待范围
- M/ V( N- a7 p4 q8 Q) \- z 本办法规定的接待范围主要是公司及所属各部门，以及各子、分公司经营管理活动所必需的接送、食宿、购票、会谈和陪同参观等方面的安排和工作。
$ y1 E( F9 d6 j0 K2 j4 F 接待的对象分为内宾和外宾。
+ e. q( q5 {* N& |* l3 o 三.对外接待部门
# ^% C! F; L# [* y! f& a# d2 V. X5 X 公司行政部为公司负责接待的职能部门。 ; a Y7 D3 }( s7 Z5 l6 H' C2 y4 p/ X
遇到重大接待工作和活动，可由总经理室协调若干部门共同做好此项工作，有公关部门要积极主动配合。
2 U9 r: _0 _: k' V- k* ^' h$ U 四.对外接待原则 $ L+ x; [* f& ~' @+ ^0 S
接待应遵循“平等、对口、节约、周到、保密”的原则，使客人高兴而来、满意而 去。
* q! H# a( A" l$ p" Y* O 平等原则。对来宾无论职务高低，都要平等相待、落落大方、不卑不亢。一般情况下，级别与权限相等，同级别出面，特殊情况高规格接待。 ; f2 x3 P1 p+ C" E5 ~1 B, T
对口原则。各职能部门对口接待。综合性接待时各部门应予以协调，谁出面接待谁结帐。
$ T% K, ?+ p9 r, Z* m 节约原则。内部成本效益核算。招待来宾从简，不铺张浪费，不重复宴请，主方人数不多于宾客人数。 ) d6 F3 k" v) S8 O" X
周到原则。接待程度应衔接周密，接待方式应完善，以礼相待，使客人感到热情、周到。 4 K2 Q- N9 r7 d: R0 {
保密原则。不定期向来宾介绍情况，注意保守公司情况、国家机密。重要会议要有记录。巧妙回避不宜回答的问题。 . w; k9 M0 {1 c7 ~! G) B
五.接待规格的确定。
) S& s& B, v/ O) r: c$ W3 q 高规格接待，陪客比来宾职务高一些。适用于上级机关派员来人、其他企事业单位来员洽商重要事宜、下属企业领导来访汇报情况。 0 @+ _' d$ b0 a3 `- w/ a3 o
对等接待。适用于一般性接待活动。
低规格接待，陪客比来宾职务低一些。适用于经常性业务往来。
/ D* Q: h( J* S5 [9 N4 ] 六.接待礼仪
3 L% F; ^! T9 F" U6 {" V1 \: w 1.见面。原则为主动、热情、礼貌。
% [) n9 Z1 C9 R& i8 r0 Y1 d 2.接待：主动起迎，问明来意。
8 h O9 k" P, K+ r- N2 {" t/ A 3.安排交谈地点：
6 [. Z% X" V2 g2 ^% I9 f. y4 b2 f. f1 z ⑴根据来客来意和身份，安排适当地点（办公室、接待室、会议室）进行交谈； 9 A+ F& X" ]1 q- e$ T R
⑵比较忙，一时难以抽身时，应向客人说明暂请他人代接或另商时间； 6 O8 i( f1 e- }) a
⑶切忌让客人久候而无人问津。
7 T) B7 I4 }3 A; k9 L ⑷客户提出和领导或他人交谈，应立即联络，并将客人引至约定地点等候会面，介绍后再行离开。 " A& p; Q. Z9 \/ I$ E2 ^
七.引见。
6 l# `: @- P) _8 P 首先向领导介绍客人（单位、职务、姓名）。
* o# s M# d5 k1 D% i- o# P" E1 [ 引见顺序；
3 b, m1 ]- Y* c A) x ⑴把身份低、年龄轻的人介绍给身份高、年纪大的； ) C" x2 a( D- J2 H6 g5 i
⑵按职务高低，依次介绍一行来客； 1 `3 Z8 p6 H6 {! ]
⑶职务相同，先介绍年纪大的。 . L2 B! w2 ^' H6 r
⑷领导与来宾见面交谈后，对客人原定日程有变化的，与客人共同协商安排。 & k5 r0 ?& p3 T" R9 W
八.行路。
+ w3 `) y% l6 K 陪同客人行路，请客人行于自己右侧； $ \& [2 z. \# V. g
乘坐车、上下楼梯、电梯，礼让在先，主动开关门； ) K5 h& A, F5 X+ t
自己处于主陪地位，应并排在客人旁边，不要落在后边。 7 A# q8 z* r! i1 ^+ I; j I
九.其他。
a( G/ e" ^$ F$ _ 穿着不得过于随便，按规定着装，衣着整洁，有风度； ) f1 k% M; H, Z/ L2 f1 i
主动照顾来宾中的老人、妇女、儿童和残障人士； % {$ [7 l/ V5 j, b7 @: ]5 U) W
尊重属不同国家和民族来宾的风俗习惯和礼节。
& o4 Y4 y: R* {. }6 M3 h2 f- j 因故未能准时赴约，尽早通知对方，并以适当的方式致歉。十.接待内容和程序
6 D, E/ M+ a' Y7 ^, ?! z ㈠接待内宾。 / d* L7 A2 r4 A0 `( m7 a& ?2 ^) o
接受任务。弄清来宾的基本情况：单位、人数、姓名、性别、职务和使命、抵离时间、乘坐交通工具及车次或航班。 ( H0 y4 Z3 |9 O
布置接待。提出接待意见：接待部门、人员、规格、方式、安排、费用预算，并报请上级批准。
2 u( b f. s! R2 `- O9 ^/ w) _ 迎接安排。根据来宾身份、人数、性别，预订招待所或宾馆，安排好伙食标准、进餐方式、时间、地点，按抵达时间，派人派车迎接。 2 }5 Q; z' `$ Y7 t
看望、商议日程。来宾住下后，公司有关人员前往看望，表示欢迎和问候，了解来访日程和目的，商定活动日程并通知有关部门。 - j+ Q4 X. O# W y7 [
安排有关领导会见。按接待规格和礼仪，安排有关领导去住所看望，接待人员安排会见地点、时间、陪同人员。
2 ^% `7 M$ [9 V1 O v7 W 组织活动实施。按参观、考察目的，组织业务部门向客人介绍情况，参观现场；对上级检查，安排汇报、座谈会。
1 b4 Q9 t! C0 B) B 送别。根据客人意见，预定车、船、机票，协助客人结算食宿帐目，话别送行，派人派车送至车站、码头或机场。 * |9 q0 M, S' m6 Z
小结。每次较大规模接待完成后进行一次小结，以便总结经验、改进后续工作。
* J6 b; `! G) M# n ㈡接待来宾。 : j9 c) z# t9 v/ }
接待内容与程序基本相同，主要内容和注意点为： : d3 o) r0 X) T* L9 h
迎送。
: [1 F2 z9 n* {/ i, O2 { 安排迎送陪同人员和译员，要有与外宾身份相当的对口、对等人员迎送。 & @) v: A* L; _; \: j+ m
对身份较高的外宾，事先应在机场（车站、码头）安排贵宾休息室，并备有饮料。 # i! _* Y6 ^) c: X5 L
会见会谈。
. T* U2 r, ?; Y( ~9 K, U 会见会谈的时间、地点、双方人员名单应至少提前1天通知对方，并尽量不改变计划；会见时，我方主要人员要高于或等于外宾身份；会谈时，身份一般对等。 D; ^- W" a4 j
我方人员应提前到达，并在门口迎送。
/ n1 K2 L* h8 p; `& P8 U 对会见会谈场所、座位事先精心安排，留定座位。双方人员较多、场所较大时，宜装扩音系统，桌上放置中外文座位卡。
/ c; I$ {" {, B5 q7 N; a 会见的座位排列：外宾在右边，我方人员坐左边。团长安排在我方主谈人右手第一位，副团长坐第二位，其他外宾可依次随便落座。 2 V* u' r O: s9 f' `1 c" ~
会谈时用长桌的，中外各一方，请外宾坐上方，我方主谈人坐自己一方的中间位置。 " d" D e" f- ~
如有合影，事先安排合影图。合影一般主人居正中，按礼宾次序，以主人右手为上，主客双方间隔排列。
4 q, `# t3 H* e0 u+ g 宴请。
2 O4 V" y6 G/ D: U6 e; U6 d A .有宴会（早宴、午宴、晚宴）、招待会（冷餐会和酒会）、茶话会、工作进餐。
+ M/ N8 U Q( ?9 N B .举办何种宴请活动，根据活动目的、对象、经费开支等因素确定。
2 P" W& t8 L# i: ]0 \$ }( U( s4 [7 ] 文艺晚会。
M" J5 q& D q% P; R1 B 根据活动目的、外宾兴趣、接受能力，安排和选定节目，根据客人身份安排好座位，一般以第七、八排座位为佳。
2 E# |$ L) d0 s7 ]( q' h 参观游览。 3 z- M) _$ |7 L! J
根据来访目的、性质、外宾意愿和兴趣，选择有针对性的游览项目，安排身份相当的陪同人员和解说员、导游。
$ H$ o5 [" V- s5 F+ w0 ~ 接待标准
& R! F. m4 {( J3 } ⑴用餐标准。 9 q8 ]: a' n" L7 e, n3 [* q
1、招待官员、关系户 80~120元/人·餐
5 |( _; ]8 \8 u8 H, x$ J 2、较重要官员、关系户 50~80元/人·餐 . {- H" C, G" W; t2 E
3、地方一般干部、外单位来人 10~30元/人·餐
4 e1 b% r/ p% e, L& O3 k 4、公司分支机构来人 15元左右/人·餐 ! @5 A/ ~4 Q9 v% ^; M
5、常客 员工标准 % f9 o, i( ]6 R% n
(2)住宿安排。
- q$ T9 S: A' F: g, j: b2 G/ O" a. E 招待对象 标准 审批权限
A .较重要官员 200~350元/天 总经理
B .公司分支机构 按公司标准
C .常客 自 愿 6 b4 K6 ~ E: N) `- D
十一.附则
1.涉及重大接待活动，需行政部会同公关部协调执行。
% K, s, j% Q: q2 k; B; y 2.本办法由行政部解释执行，由公司总经理颁布生效。+ |# b3 d. L. q- j8 q: ~( H! v# n
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