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; v6 a2 ]; p( I7 c7 V4 P g 一.总则
9 n- _$ G+ |/ @/ j! k 对外接待是公司行政事务和公关活动的重要部分，为使对外接待工作规范有序，具有统一的公司形象，特制定本办法。 9 F" q: q" \- Y( P
本办法适用于全公司各部门。
) A5 J0 Q; \) i. J- |3 \% ^ T 二.对外接待范围
) U7 @2 D9 ^- ?; _5 a! ~ 本办法规定的接待范围主要是公司及所属各部门，以及各子、分公司经营管理活动所必需的接送、食宿、购票、会谈和陪同参观等方面的安排和工作。
& H( M% y8 n* Z# w* ` 接待的对象分为内宾和外宾。
) {+ S# X) ]5 m9 `+ z! o6 A 三.对外接待部门
( P3 n1 E& N: j 公司行政部为公司负责接待的职能部门。
2 ~" ~3 P, ^( T# w- e 遇到重大接待工作和活动，可由总经理室协调若干部门共同做好此项工作，有公关部门要积极主动配合。 0 I4 n: H% z& G6 e* g: m
四.对外接待原则
/ m0 p8 \0 t5 {( ]" ?8 J( `" X& G 接待应遵循“平等、对口、节约、周到、保密”的原则，使客人高兴而来、满意而 去。 4 V' y% i U+ _$ W L+ m( j5 p5 ~9 {
平等原则。对来宾无论职务高低，都要平等相待、落落大方、不卑不亢。一般情况下，级别与权限相等，同级别出面，特殊情况高规格接待。 M {; v" v7 c! t3 T5 Q
对口原则。各职能部门对口接待。综合性接待时各部门应予以协调，谁出面接待谁结帐。
% w" d9 E; j2 {" W; o8 X; P 节约原则。内部成本效益核算。招待来宾从简，不铺张浪费，不重复宴请，主方人数不多于宾客人数。 9 c: a( x2 B% c
周到原则。接待程度应衔接周密，接待方式应完善，以礼相待，使客人感到热情、周到。 2 W t) |' V3 R) I% e3 {. E
保密原则。不定期向来宾介绍情况，注意保守公司情况、国家机密。重要会议要有记录。巧妙回避不宜回答的问题。 6 b) m+ n4 C4 w0 V) v% K$ }
五.接待规格的确定。 / Q$ ~* r- f. h# m+ o( F1 ]! O
高规格接待，陪客比来宾职务高一些。适用于上级机关派员来人、其他企事业单位来员洽商重要事宜、下属企业领导来访汇报情况。
; s& F% R- L9 r/ s3 g' J 对等接待。适用于一般性接待活动。
低规格接待，陪客比来宾职务低一些。适用于经常性业务往来。
# C1 _6 p5 A6 e' _" s- z5 c 六.接待礼仪
6 C: `' @, |( q# B 1.见面。原则为主动、热情、礼貌。 / r: [# E. s1 Z1 f
2.接待：主动起迎，问明来意。
6 y" D( j: J: ` 3.安排交谈地点： ( B8 O `" T3 S0 Q5 y5 C/ G. [
⑴根据来客来意和身份，安排适当地点（办公室、接待室、会议室）进行交谈；
8 ^ x" ^( i, x3 B ⑵比较忙，一时难以抽身时，应向客人说明暂请他人代接或另商时间；
' G* S. z, d* p2 Y ⑶切忌让客人久候而无人问津。
% t3 V, H& m' R$ z) Z( T$ \5 H ⑷客户提出和领导或他人交谈，应立即联络，并将客人引至约定地点等候会面，介绍后再行离开。
1 ^3 a/ Q _7 N& p3 }1 Y4 `+ l 七.引见。
* C( o; {% E, o/ h' h 首先向领导介绍客人（单位、职务、姓名）。
5 L. ~! T( T7 K$ }! Y/ h9 r 引见顺序；
( ]! R7 F5 q# j$ k" z ⑴把身份低、年龄轻的人介绍给身份高、年纪大的； * u3 l; c- l2 G" K3 k
⑵按职务高低，依次介绍一行来客；
* ]! t3 ]; ]3 o ⑶职务相同，先介绍年纪大的。 - v* N& ^4 {$ _3 ]# G( A+ c8 y
⑷领导与来宾见面交谈后，对客人原定日程有变化的，与客人共同协商安排。 # K& L. [/ x4 e" X- J, N
八.行路。
% B& D: W- \/ J. n 陪同客人行路，请客人行于自己右侧；
" P3 H S r$ W% j p a5 ] 乘坐车、上下楼梯、电梯，礼让在先，主动开关门； 1 l9 Q0 d0 x3 ?' i0 X4 F
自己处于主陪地位，应并排在客人旁边，不要落在后边。 8 E$ \6 ]/ X3 m( P; h5 ]
九.其他。
& z4 p/ j- x1 d. E; z 穿着不得过于随便，按规定着装，衣着整洁，有风度；
2 v+ ?3 j3 V& \( Y 主动照顾来宾中的老人、妇女、儿童和残障人士； 3 N& I+ |! I" o' |! l$ n3 P
尊重属不同国家和民族来宾的风俗习惯和礼节。
* W5 v) ^( z, j8 p. m6 N( i- ? 因故未能准时赴约，尽早通知对方，并以适当的方式致歉。十.接待内容和程序 9 P+ K. _$ g& t
㈠接待内宾。
9 q2 b6 G0 N+ E/ _1 g3 h 接受任务。弄清来宾的基本情况：单位、人数、姓名、性别、职务和使命、抵离时间、乘坐交通工具及车次或航班。
3 a* p# P# Z2 p9 E 布置接待。提出接待意见：接待部门、人员、规格、方式、安排、费用预算，并报请上级批准。
! u. s& h; ?! I 迎接安排。根据来宾身份、人数、性别，预订招待所或宾馆，安排好伙食标准、进餐方式、时间、地点，按抵达时间，派人派车迎接。 5 p8 A* I1 R! p0 J
看望、商议日程。来宾住下后，公司有关人员前往看望，表示欢迎和问候，了解来访日程和目的，商定活动日程并通知有关部门。
+ W( a' ` h/ a) e! Z! p# H% l7 v 安排有关领导会见。按接待规格和礼仪，安排有关领导去住所看望，接待人员安排会见地点、时间、陪同人员。 9 e+ m4 P$ w2 P. u4 R
组织活动实施。按参观、考察目的，组织业务部门向客人介绍情况，参观现场；对上级检查，安排汇报、座谈会。
- V+ G( d }! C. x( b1 {0 g6 x! A 送别。根据客人意见，预定车、船、机票，协助客人结算食宿帐目，话别送行，派人派车送至车站、码头或机场。 ( s1 T0 F; R, i2 W- x5 O0 ?
小结。每次较大规模接待完成后进行一次小结，以便总结经验、改进后续工作。
& e! T$ g4 a3 j' i; m7 U6 p+ P! z ㈡接待来宾。 # s+ k* }/ X$ y) s% B
接待内容与程序基本相同，主要内容和注意点为： 3 b7 D' ~( a6 s I& r
迎送。
; [, @: w+ Q/ c( d0 R3 h9 g8 ^ 安排迎送陪同人员和译员，要有与外宾身份相当的对口、对等人员迎送。 - O: D" F0 q0 n3 f7 u% C
对身份较高的外宾，事先应在机场（车站、码头）安排贵宾休息室，并备有饮料。
0 ^' r ?# V, V6 n* J c 会见会谈。 / W& f9 [8 E# o3 m
会见会谈的时间、地点、双方人员名单应至少提前1天通知对方，并尽量不改变计划；会见时，我方主要人员要高于或等于外宾身份；会谈时，身份一般对等。
4 v9 @8 {9 _0 m( L 我方人员应提前到达，并在门口迎送。
. B8 X/ [$ V- Y6 [ 对会见会谈场所、座位事先精心安排，留定座位。双方人员较多、场所较大时，宜装扩音系统，桌上放置中外文座位卡。 $ Y! m. N, y, J+ ]
会见的座位排列：外宾在右边，我方人员坐左边。团长安排在我方主谈人右手第一位，副团长坐第二位，其他外宾可依次随便落座。 1 v8 I2 U+ z! U1 N# {. \$ D
会谈时用长桌的，中外各一方，请外宾坐上方，我方主谈人坐自己一方的中间位置。
" H5 P( I2 L$ w 如有合影，事先安排合影图。合影一般主人居正中，按礼宾次序，以主人右手为上，主客双方间隔排列。
/ M) X: k/ q$ O- `, R 宴请。 " r4 ]& q+ w3 Q, A) \
A .有宴会（早宴、午宴、晚宴）、招待会（冷餐会和酒会）、茶话会、工作进餐。
3 M* i/ E( @. _5 S! D B .举办何种宴请活动，根据活动目的、对象、经费开支等因素确定。
8 j8 C6 x( U0 r1 u. Q! P 文艺晚会。
) n) d D2 S% V* Y- C# u& y, j 根据活动目的、外宾兴趣、接受能力，安排和选定节目，根据客人身份安排好座位，一般以第七、八排座位为佳。
7 v" a6 t3 a4 D8 v0 j+ k 参观游览。 $ ^5 E ^* Y# X% p/ l: e: N
根据来访目的、性质、外宾意愿和兴趣，选择有针对性的游览项目，安排身份相当的陪同人员和解说员、导游。
" w, [, ^) E( C3 y& G# E 接待标准 # y- D' ?1 K- H+ H4 H& |% k) R
⑴用餐标准。 ; D) j7 O( |, O) i7 `# V
1、招待官员、关系户 80~120元/人·餐
8 B1 @; S" [* q 2、较重要官员、关系户 50~80元/人·餐
& G6 d% M" Z! o0 I) p7 d 3、地方一般干部、外单位来人 10~30元/人·餐 8 e0 G) r1 Y; N I# K+ I
4、公司分支机构来人 15元左右/人·餐
, P/ ^7 Y+ t- e! w( X 5、常客 员工标准
- w0 j( f2 q1 O' @ F (2)住宿安排。 3 b! c7 a5 F% B( p- F, O# K1 `
招待对象 标准 审批权限
A .较重要官员 200~350元/天 总经理
B .公司分支机构 按公司标准
C .常客 自 愿 ( @% ^5 n$ }* y- q" b4 s
十一.附则
1.涉及重大接待活动，需行政部会同公关部协调执行。 ! T/ I( o: V% I4 |! p
2.本办法由行政部解释执行，由公司总经理颁布生效。, G; F( E, D! z2 G
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